Jak przetwarzamy dane naszych kontrahentów?

Kto jest Administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe, jest AK Audyt Sp. z o.o. (dalej zwana: „Administratorem”) z siedzibą 02-677 Warszawa, ul. Cybernetyki 21.  KRS: 0000318940, NIP: 9512271511, REGON: 141679011.

Może się Pan/Pani skontaktować z Administratorem, wykorzystując wskazane dane kontaktowe.

 

Z kim może się Pani/Pan skontaktować, aby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych przez Spółkę?

 

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się drogą elektroniczną na adres e-mail: dane.osobowe@ak-audyt.pl bądź wysyłając pisemne zgłoszenie na adres Administratora.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez Administratora?

 

Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu:

  • zawarcia i wykonania umowy z Panią/Panem, w tym również z podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje – wraz z uwzględnieniem istnienia konieczności podjęcia odpowiednich działań przed zawarciem umowy, w szczególności przedstawienia oferty z możliwością złożenia zamówienia/zapytania oraz negocjowania warunków umowy (podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz niezbędność do wykonania umowy jak również Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes jakim jest komunikacja z osobami kontaktowymi w zakresie realizacji umowy).
  • dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami (podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes jakim jest podjęcie działań o charakterze windykacyjnym).

 

Pani/Pana dane osobowe mogą być również przetwarzane w ramach prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) jakim jest:

  • umieszczenie Pani/Pana w wewnętrznej bazie kontrahentów prowadzonej przez Spółkę, co umożliwi Administratorowi pozostawanie z Panią/Panem w kontakcie oraz składanie Pani/Panu w przyszłości kolejnych ofert współpracy;
  • przeprowadzanie audytów.

 

W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych w celu dokonania rozliczeń z właściwymi organami oraz archiwizacji tych dokumentów podstawę prawną przetwarzania stanowią przepisy prawa, w tym przepisy Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.

 

Czy musi Pani/Pan podać swoje dane osobowe?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem zawarcia i wykonania umowy oraz wynika z właściwych przepisów prawa. W przypadku niepodania przez Panią/Pana wymaganych danych osobowych, podjęcie z Panią/Panem współpracy nie będzie możliwe.

Jakie ma Pani/Pan uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?

 

Wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:

  • dostępu do danych;
  • sprostowania danych;
  • sprzeciwu – wniesienie w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania powierzonych danych
  • cofnięcia zgody – wycofanie zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (uprawnienie będzie miało zastosowanie tylko w przypadku przetwarzania realizowanego na podstawie zgody);
  • ograniczenia przetwarzania danych;
  • przeniesienia danych.

 

W uzasadnionych przypadkach ma Pani/Pan również prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Spółkę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193, Warszawa).

 

Komu Administrator udostępnia Pani/Pana dane osobowe?

Spółka może udostępnić Pani/Pana dane osobowe:

  • podmiotom świadczącym usługi z zakresu: ochrony danych osobowych (Omega IOD H.Biczyk, D.Stan s.c.), obsługi informatycznej(Omega IT Consulting H.Biczyk, D.Stan s.c.; usług data – center (Microsoft Ireland, Ltd), usług Office365 (także Microsoft Ireland Ltd.); ) serwisu oprogramowania finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego; f) konsultacji podatkowych i prawnych.
  • właściwym organom państwowym (w szczególności organom podatkowym) na potrzeby dokonania

stosownych rozliczeń, w przypadku konieczności dochodzenia lub obrony roszczeń, a także w innych przypadkach, w których Spółka jest do tego zobowiązana na podstawie przepisów prawa, w zakresie bezpośrednio wynikającym z tych przepisów.

Jak długo Administrator przechowuje Pana/Pani dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe związane z wykonywaniem umowy będą przechowywane przez okres trwania tej umowy, natomiast po jej zakończeniu:

  • dane przetwarzane dla celów rozliczeń podatkowych i księgowych przechowywane będą przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym miało miejsce zdarzenie finansowe;
  • w przypadku powstania po stronie Spółki uzasadnionego przypuszczenia, iż może zaistnieć konieczność dochodzenia lub obrony roszczeń, albo udowodnienia praw majątkowych, dane będą przechowywane przez czas do przedawnienia roszczeń lub przez okres trwania postępowania sądowego, uwzględniając okres egzekwowania wykonania wyroku, albo przez okres trwania autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, o ile taki przypadek ma
  • Pani/Pana dane osobowe znajdujące się w bazie kontrahentów prowadzonej przez Spółkę, przechowywane będą przez okres 5 lat po zakończeniu roku, od daty ostatniej współpracy.

 

Natomiast w  przypadku pozostawania w bazie potencjalnych kontrahentów Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu bądź ustania celu przetwarzania.

 

Czy Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państw trzecich?

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w razie, gdyby okazało się to konieczne dla wykonywania przez Panią/Pana obowiązków wynikających z zawartej z Panią/Panem umowy, w zakresie niezbędnym dla realizacji tych obowiązków (np. w przypadku konieczności odbycia przez Panią/Pana wyjazdu do państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). W takim przypadku przekazanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie przesłanki niezbędności dla wykonania zawartej z Panią/Panem umowy.

Czy na podstawie Pani/Pana danych będą podejmowane zautomatyzowane decyzje?

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Pani/Pana danych osobowych nie będzie dokonywane profilowanie, rozumiane jako wyłącznie zautomatyzowane przetwarzanie Pani/Pana danych.

Switch The Language

    Jesteśmy firmą oferującą szeroki wachlarz usług audytorskich, księgowych i doradczych . Wszelkie usługi realizowane są na najwyższym poziomie.

    ADRES

    Cybernetyki 21, 02-677 Warszawa, Polska

    TELEFON

    +48 22 32 52 100

    E-MAIL

    info@ak-audyt.pl