Jak przetwarzamy dane naszych kontrahentów?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe, jest AK Audyt Sp. z o.o. (dalej zwana: „Administratorem”) z siedzibą 02-677 Warszawa, ul. Cybernetyki 21, KRS: 0000318940, NIP: 9512271511, REGON: 141679011.
 
Może się Pan/Pani skontaktować z Administratorem, wykorzystując wskazane dane kontaktowe.
 
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych – jest nim Pan Dominik Stan. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Pani/Pan może się kontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail: dane.osobowe@ak-audyt.pl bądź wysyłając pisemne zgłoszenie na adres Administratora.
 
Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu zawarcia i wykonania umowy z Panią/Panem, w tym również z podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje – wraz z uwzględnieniem istnienia konieczności podjęcia odpowiednich działań przed zawarciem umowy, w szczególności przedstawienia oferty z możliwością złożenia zamówienia/zapytania oraz negocjowania warunków umowy, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami a także umieszczenia Pani/Pana danych w wewnętrznej bazie kontrahentów prowadzonej przez Administratora, co umożliwi pozostawanie z Panią/Panem w kontakcie oraz składanie Pani/Panu w przyszłości kolejnych ofert współpracy oraz przeprowadzanie audytów.
 
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz niezbędność do wykonania umowy jak również art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora jakim jest tworzenie sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu dokonania rozliczeń z właściwymi organami administracji państwowej oraz archiwizacji tych dokumentów podstawę prawną stanowią przepisy prawa, w tym ustawy – Ordynacja podatkowa i ustawy o rachunkowości.
 
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest umieszczenia Pani/Pana danych umieszczenia Pani/Pana danych w wewnętrznej bazie kontrahentów prowadzonej przez Administratora, co umożliwi pozostawanie z Panią/Panem w kontakcie oraz składanie Pani/Panu w przyszłości kolejnych ofert współpracy oraz przeprowadzanie audytów.
 
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem zawarcia i wykonania umowy oraz wynika z właściwych przepisów prawa. W przypadku niepodania przez Panią/Pana wymaganych danych osobowych, podjęcie z Panią/Panem współpracy nie będzie możliwe.
 
Wobec przetwarzania danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• sprzeciwu – wniesienie w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania powierzonych danych;
• ograniczenia przetwarzania danych.

 
Ponadto ma Pani/Pan prawo złożyć skargę na przetwarzanie jej/jego danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
 
Administrator będzie udostępniać Pani/Pana dane osobowe innym odbiorcom wyłącznie na podstawie przepisów prawa w ramach przysługującego mu uprawnienia, bądź w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego lub skorzystania z uprawnienia przysługującego na podstawie przepisów prawa. Administrator może udostępniać Pani/Pana dane osobowe podmiotom działającym na rzecz Administratora w oparciu o powierzenie przetwarzania danych. Mogą to być dostawcy systemów informatycznych, portale rekrutacyjne, dostawca usług poczty e-mail i inne podmioty, za pośrednictwem których Administrator przetwarza dane osobowe.
 
Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe związane z wykonywaniem umowy przez ijres trwania tej umowy, natomiast po jej zakończeniu:
 

• dane przetwarzane dla celów rozliczeń podatkowych i księgowych przechowywanie będą przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym miało miejsce zdarzenie finansowe;
• w przypadku powstania po stronie Administratora uzasadnionego przypuszczenia, iż może zaistnieć konieczność dochodzenia lub obrony roszczeń albo udowodnienia praw majątkowych dane będą przechowywane rzez czas niezbędny do upłynięcia przedawnienia roszczeń lub przez okres trwania postępowania sądowego, uwzględniając okres egzekucji wyroku albo przez okres trwania autorskich prawa majątkowych wynikających z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, o ile taki przypadek będzie miał miejsce;

 
Pani/Pana dane osobowe będą także przetwarzane w bazie kontrahentów prowadzonej przez Administratora przez okres 5 lat po zakończeniu roku, w którym miała miejsce data ostatniej współpracy.
 
Pani/Pana dane osobowe  mogą zostać przekazane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w sytuacji, gdyby było to związane z wykonywaniem przez Panią/Pana obowiązków wynikających z zawartej z Panią/Panem umowy, w zakresie niezbędnym dla realizacji tych obowiązków (np. w przypadku konieczności odbycia przez Panią/Pana podróży do państwa spoza obszaru EOG). W takim przypadku przekazanie Pani/Pana danych osobowych nastąpi na podstawie przesłanki niezbędności dla wykonania zawartej z Panią/Panem umowy.
 
Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Pani/Pana danych osobowych nie będzie dokonywane profilowanie, rozumiane jako wyłącznie zautomatyzowane przetwarzanie Pani/Pana danych.