Blog

Nota obciążeniowa to dokument wystawiany przez dostawcę towarów lub usług, który ma na celu korygowanie błędów w pierwotnej fakturze lub dokumentować zwrot towarów przez klienta. Nota obciążeniowa może obejmować różne korekty, takie jak zmiana ilości produktów, ceny jednostkowej, stawki VAT czy innych błędów w wystawionej wcześniej fakturze.

Wystawienie noty obciążeniowej prowadzi do zmniejszenia należności dostawcy wobec odbiorcy i zmniejszenia wartości obrotu. Na notach obciążeniowych, podobnie jak na fakturach, powinny być zawarte podstawowe informacje, takie jak dane obu stron transakcji, numery identyfikacyjne, data wystawienia, szczegóły dotyczące produktów lub usług oraz informacje o korektach.

Warto zauważyć, że korekty na notach obciążeniowych wpływają również na obliczenia podatkowe obu stron. Dostawca musi obniżyć swoje przychody, a odbiorca musi obniżyć swoje koszty na podstawie korekt zawartych na notach obciążeniowych.

Jak księguje się notę obciążeniową?

Księgowanie noty obciążeniowej różni się w zależności od tego, czy jesteś dostawcą (wystawcą noty obciążeniowej) czy odbiorcą (klientem). Poniżej przedstawiam, jak księgować notę obciążeniową dla obu stron transakcji:

1. Dostawca (wystawca noty obciążeniowej):

W przypadku wystawienia noty obciążeniowej jako dostawca, należy obniżyć wartość sprzedaży oraz związane z nią zobowiązania podatkowe. Księgowanie może wyglądać następująco:

a) W przypadku sprzedaży netto:

• Debet: Konto należności (od odbiorcy)
• Kredyt: Konto przychodów ze sprzedaży

b) W przypadku podatku VAT:

• Debet: Konto należności (od odbiorcy)
• Kredyt: Konto VAT należny

2. Odbiorca (klient):

Jako odbiorca noty obciążeniowej, musisz obniżyć wartość swoich kosztów oraz związanych z nimi zobowiązań podatkowych. Księgowanie może wyglądać następująco:

a) W przypadku kosztów netto:

• Debet: Konto kosztów zakupu towarów lub usług
• Kredyt: Konto zobowiązań (wobec dostawcy)

b) W przypadku podatku VAT:

• Debet: Konto VAT naliczony
• Kredyt: Konto zobowiązań (wobec dostawcy)

Proszę zauważyć, że powyższe wyjaśnienia są ogólnymi wskazówkami, a sposób księgowania może różnić się w zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju oraz indywidualnych uwarunkowań przedsiębiorstwa. Dlatego zawsze warto skonsultować się z profesjonalnym księgowym lub doradcą podatkowym, aby uzyskać dokładne informacje dotyczące swojej konkretnej sytuacji.

Jak wygląda dokument noty obciążeniowej?

Dokument noty obciążeniowej jest podobny do faktury, ale zawiera informacje dotyczące korekty pierwotnej faktury lub zwrotu towarów przez klienta. Nota obciążeniowa powinna zawierać następujące elementy:

1. Nagłówek: Termin „Nota obciążeniowa” powinien być wyraźnie umieszczony na górze dokumentu, aby odróżnić go od standardowej faktury.
2. Numer noty obciążeniowej: Każda nota obciążeniowa powinna mieć unikalny numer identyfikacyjny, który ułatwia śledzenie i zarządzanie dokumentami księgowymi.
3. Dane wystawcy i odbiorcy: Nota obciążeniowa powinna zawierać pełne dane obu stron transakcji, takie jak nazwa firmy, adres, NIP (numer identyfikacji podatkowej) lub odpowiedni identyfikator podatkowy.
4. Data wystawienia noty obciążeniowej: Dokument powinien zawierać datę wystawienia noty obciążeniowej.
5. Numer i data faktury korygowanej: Na notę obciążeniową należy wpisać numer faktury, którą ma korygować, oraz jej datę wystawienia.
6. Opis korekty: W tym miejscu powinny się znaleźć szczegóły dotyczące korekty, takie jak zmieniona ilość towarów, ceny jednostkowe, stawki VAT czy inne błędy w pierwotnej fakturze.
7. Wartości: Nota obciążeniowa powinna przedstawiać zarówno wartości oryginalne, jak i korygowane, a także różnicę pomiędzy nimi. Należy uwzględnić wartości netto, stawki VAT, kwoty VAT i wartości brutto.
8. Podpis wystawcy: Nota obciążeniowa zwykle wymaga podpisu osoby wystawiającej dokument w imieniu firmy wystawiającej.

Proszę pamiętać, że wymagania dotyczące not obciążeniowych mogą różnić się w zależności od kraju i obowiązujących przepisów. Dlatego zawsze warto sprawdzić lokalne wymagania i najlepsze praktyki dotyczące not obciążeniowych.

Kiedy nota obciążeniowa może być traktowana jako koszt podatkowy?

Nota obciążeniowa może być uznana za koszt podatkowy w przypadku odbiorcy (klienta), gdy korekta dotyczy zakupionych towarów lub usług, które były wcześniej ujęte jako koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku noty obciążeniowej związanej z korektą pierwotnej faktury, odbiorca obniża swoje koszty na podstawie informacji zawartych na notę obciążeniowej. W efekcie, zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów prowadzi do zmniejszenia zobowiązań podatkowych.

Jeśli jednak nota obciążeniowa dotyczy zwrotu towarów przez klienta, koszt podatkowy zostaje skorygowany o wartość zwrotu. W rezultacie, odbiorca będzie musiał obniżyć swoje koszty zakupu towarów lub usług, co wpłynie na obliczenia podatkowe.

Warto jednak pamiętać, że przepisy podatkowe mogą się różnić w zależności od kraju i specyficznych sytuacji. Zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby uzyskać dokładne informacje dotyczące kosztów podatkowych w kontekście not obciążeniowych w swojej konkretnej sytuacji.