Blog

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych rozwiązań cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, wprowadzające obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Od stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy mogli korzystać z KSeF dobrowolnie, jednak planowana nowelizacja przepisów zakłada, że od stycznia 2024 roku system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. W związku z tym wielu przedsiębiorców i firm księgowych staje przed wyzwaniem przygotowania się na pełne wdrożenie KSeF w swoich procesach biznesowych. W poniższym artykule przyjrzymy się, jakie korzyści niesie za sobą KSeF, jakie wyzwania stoją przed przedsiębiorcami oraz co należy zrobić, aby przygotować się na nadchodzące zmiany.

Czym Jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma udostępniana przez polskie Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Faktury te mają określony format XML, co pozwala na ich automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne, bez konieczności dodatkowej ingerencji ze strony człowieka. W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych faktur PDF, faktury ustrukturyzowane przesyłane za pośrednictwem KSeF podlegają natychmiastowej weryfikacji przez administrację podatkową. Dodatkowo faktury wystawiane przez KSeF posiadają numer referencyjny nadawany przez system, który pozwala na śledzenie transakcji i szybszą identyfikację potencjalnych nieprawidłowości.

Dlaczego KSeF Staje się Obowiązkowy?

Polski rząd wprowadza obowiązkowy KSeF jako część szerszej strategii walki z tzw. luką VAT-owską. Wprowadzenie KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, umożliwienie szybszego identyfikowania oszustw oraz uproszczenie i przyspieszenie procedur kontrolnych. Według danych Ministerstwa Finansów, luka VAT-owska w Polsce od lat pozostaje na wysokim poziomie, a KSeF jest postrzegany jako kluczowe narzędzie do zmniejszenia tego problemu. Ponadto, KSeF wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji podatkowej, widoczny również w innych krajach Unii Europejskiej, takich jak Włochy czy Hiszpania, gdzie podobne systemy przyniosły pozytywne rezultaty.

Korzyści z Wdrożenia KSeF

Krajowy System e-Faktur przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści, które mogą ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy i poprawić efektywność procesów finansowych. Do najważniejszych korzyści zalicza się:

1. Przyspieszenie Procesów Księgowych i Rozliczeniowych
   KSeF umożliwia szybkie i automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy ERP (Enterprise Resource Planning) i księgowe. Dzięki zintegrowaniu danych w jednym systemie możliwe jest błyskawiczne księgowanie faktur oraz ich automatyczne rozliczanie, co skraca czas realizacji operacji finansowych.
2. Ułatwienie Kontroli Podatkowej
   Dzięki wykorzystaniu KSeF administracja podatkowa ma bezpośredni dostęp do faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że kontrole podatkowe mogą przebiegać szybciej i być mniej uciążliwe dla podatników, co może ograniczyć ryzyko konieczności udziału w długotrwałych audytach podatkowych.
3. Obniżenie Kosztów Druku i Przechowywania Dokumentacji
   Faktury wystawiane przez KSeF są przechowywane w formie elektronicznej przez administrację podatkową przez okres 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zrezygnować z przechowywania papierowych wersji dokumentów, co przekłada się na oszczędności związane z drukiem i archiwizacją.
4. Ochrona Przed Fałszywymi Fakturami
   Dzięki automatycznej weryfikacji faktur w KSeF zmniejsza się ryzyko wystawiania i otrzymywania fałszywych dokumentów. Każda faktura w KSeF jest weryfikowana przez system Ministerstwa Finansów, co umożliwia szybsze wykrycie oszustw i przeciwdziałanie tzw. karuzelom podatkowym.
5. Przyspieszenie Procesu Zwrotu VAT
   W związku z wdrożeniem KSeF Ministerstwo Finansów przewiduje, że proces zwrotu VAT dla podatników korzystających z systemu może być szybszy, co stanowi dodatkowy bodziec do przejścia na faktury ustrukturyzowane.

Jakie Wyzwania Niesie Obowiązkowy KSeF?

Choć KSeF przynosi liczne korzyści, jego wdrożenie wiąże się również z wyzwaniami. Dla wielu firm, szczególnie małych i średnich przedsiębiorstw, może to być duże obciążenie organizacyjne. Wśród największych wyzwań należy wymienić:

1. Dostosowanie Systemów IT
   Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów ERP i księgowych do nowego formatu faktur ustrukturyzowanych. Firmy, które nie korzystają jeszcze z zaawansowanych rozwiązań IT, będą musiały dokonać inwestycji w infrastrukturę technologiczną lub skorzystać z usług firm zewnętrznych specjalizujących się w integracji systemów z KSeF.
2. Szkolenie Pracowników
   Przejście na KSeF oznacza konieczność przeszkolenia zespołów księgowych i finansowych w zakresie obsługi nowego systemu. Pracownicy będą musieli zapoznać się z nowymi procedurami, a także nauczyć się obsługi narzędzi niezbędnych do generowania faktur w formacie XML.
3. Przestrzeganie Nowych Procedur i Obowiązków Raportowych
   KSeF wprowadza szereg nowych procedur związanych z raportowaniem faktur. Przedsiębiorcy będą musieli zadbać o dokładność danych i terminowe przesyłanie faktur, aby uniknąć sankcji za niewywiązanie się z obowiązków raportowych.
4. Koszty Wdrożenia i Integracji
   Dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza małych, wdrożenie KSeF może wiązać się z dodatkowymi kosztami, takimi jak zakup nowych systemów, zatrudnienie specjalistów do integracji lub opłaty za usługi zewnętrznych dostawców technologii.

Jak Przygotować Firmę do Obowiązkowego KSeF?

Aby ułatwić firmom proces wdrożenia KSeF, warto podjąć odpowiednie kroki przygotowawcze. Oto kilka kluczowych działań, które pomogą firmie dostosować się do nowych przepisów:

1. Audyt Obecnych Systemów IT
   Przed wdrożeniem KSeF warto przeprowadzić audyt systemów księgowych i ERP, aby ocenić, czy są one gotowe do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Warto również rozważyć współpracę z dostawcami technologii, którzy mogą pomóc w implementacji nowych rozwiązań.
2. Wybór Narzędzi Integracyjnych
   W Polsce na rynku istnieje wiele rozwiązań wspierających wdrożenie KSeF, takich jak systemy ERP przystosowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z gotowych rozwiązań, które umożliwiają integrację z KSeF, dzięki czemu proces wdrożenia jest mniej czasochłonny i bardziej efektywny.
3. Szkolenie Zespołu
   Pracownicy firmy będą musieli zapoznać się z nowymi procedurami, a także nauczyć się obsługi narzędzi niezbędnych do generowania faktur w formacie XML. Szkolenie zespołu pozwoli na płynne przejście na nowy system i minimalizację ryzyka błędów.
4. Regularne Monitorowanie Zmian Prawnych
   Wprowadzenie KSeF wiąże się z dynamicznymi zmianami przepisów podatkowych. Aby uniknąć problemów prawnych, warto na bieżąco monitorować regulacje dotyczące KSeF oraz korzystać z doradztwa podatkowego, które pozwoli firmie na pełną zgodność z przepisami.
5. Współpraca z Księgowym lub Doradcą Podatkowym
   Wdrożenie KSeF może być skomplikowane, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy mogą doradzić, jakie rozwiązania będą najlepsze dla danego przedsiębiorstwa. Współpraca z księgowym lub doradcą podatkowym pozwala uniknąć problemów związanych z interpretacją nowych przepisów.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF to krok w stronę nowoczesności w polskim systemie podatkowym, który może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści, takich jak szybsze rozliczenia, uproszczona administracja podatkowa czy mniejsze ryzyko oszustw. Jednocześnie wiąże się z wyzwaniami, wymagającymi od firm inwestycji w nowoczesne technologie i szkolenie pracowników. Wdrożenie KSeF to wyzwanie, ale jednocześnie szansa na usprawnienie procesów wewnętrznych i zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio przygotują się do tego przejścia, zyskają przewagę konkurencyjną oraz zgodność z dynamicznie zmieniającym się otoczeniem prawnym.