Jak wybrać reprezentanta przed ZUS i urzędem skarbowym
Profesjonalna reprezentacja w instytucjach do działania w imieniu osób fizycznych, osób prawnych, zwłaszcza przedsiębiorców, może nie tylko znacznie ułatwić życie, ale przede wszystkim uchronić przed negatywnymi konsekwencjami nieprofesjonalnego występowania w postępowaniach przed urzędami, takimi jak zakład ubezpieczeń społecznych, czy urząd skarbowy. Stąd też w rosnącym gąszczu przepisów, zmiennych formalności i procedur, dobrze jest odpowiedzieć sobie na pytanie: jak wybrać reprezentanta przed ZUS i urzędem skarbowym.
Jak stanowi przepis art. 96 Kodeksu cywilnego: „Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo)”¹. Z kolei zgodnie z art. 95 § 2 tej ustawy: „Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego”¹. Między innymi z tej przyczyny, ważnym wyborem jest właściwy wybór osoby swojego reprezentanta.
Dlaczego warto zlecić reprezentację przed ZUS i US
Zasadniczo reprezentacja w instytucjach nie jest wymagana. Podmioty toczących się w nich postępowań mogą występować przed organami osobiście, a w niektórych przypadkach wręcz mają taki obowiązek, np. w razie wezwania do stawiennictwa w urzędzie skarbowym, celem złożenia wyjaśnień. Zgodnie chociażby z art. 138a § 1 Ordynacji podatkowej: „Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania”².
Z drugiej strony, prawo nakłada niekiedy obligatoryjny wymóg ustanowienia pełnomocnika. Przykładem może być tu art. 1135⁵ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego: „Strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej”³.
Niemniej w większości spraw załatwianych przed polskimi instytucjami, korzystanie z usług pełnomocnika jest w pełni dozwolone i dobrowolne. Pełnomocnictwo jest jednostronnym oświadczeniem woli. Udzielający go reprezentowany musi posiadać taki zakres zdolności do czynności prawnych, jakiej wymaga czynność, której w jego imieniu dokona reprezentant. Nie tyle jednak istotne jest, jaka czynność ma być dokonana, a przed kim. Tu, pod względem komplikacji, prym od lat wiodą dwie instytucje. W październiku 2016 r., Kantar Public (dawnej Zespół Badań Społecznych TNS Polska), przeprowadził wśród Polaków ankietę o zaufanie do instytucji publicznych. Wcześniej takie badanie miało miejsce w 2011 i 2006 roku. W raporcie napisano:
„Podobnie jak przed pięcioma i dziesięcioma laty najmniej zaufania budzą główne instytucje władzy w państwie –Sejm, Senat i rząd (…) Do grona instytucji wzbudzających wyjątkowo niski poziom zaufania społecznego zaliczają się również: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (zaufanie netto: -21 pkt. proc.), Urzędy Skarbowe (-13 pkt. proc.)…”⁴.
Można założyć, że Polacy tak mocno nie darzą zaufaniem ZUS-u i skarbówki, nie przez brak uśmiechu urzędników tych instytucji, a przez obawy o to, co urzędnicy ci mogą im zrobić. W przypadku ZUS będzie to najczęściej odebranie lub nieprzyznanie świadczenia, np. renty z tytułu niezdolności do pracy. W następstwie rozstrzygnięć urzędów skarbowych, niejeden przedsiębiorca stracił natomiast firmę. To przed takimi konsekwencjami uchronić może w sprawach ubezpieczeń społecznych profesjonalna reprezentacja przed ZUS, a w sprawach skarbowych – reprezentacja przed US.
W jakich sprawach przed ZUS i US warto ustanowić reprezentanta
Ponieważ w sprawach toczonych przed ZUS i US nie ma wymogu ustanowienia profesjonalnego pełnomocnika (taki może powstać dopiero na etapie sporu sądowego z tymi instytucjami, np. co do wymogu sporządzenia skargi do NSA przez takiego pełnomocnika), pełnomocnikiem może być każdy, w granicach posiadanej zdolności do czynności prawnych. Dlatego ten, kto nie czuje się na siłach do załatwiania spraw urzędowych, może do ich dokonywania umocować np. rodzica lub małżonka. Jednak w sprawach większej wagi warto rozważyć powierzenie swoich interesów profesjonalnemu, posiadającemu odpowiednią znajomość przepisów i procedur, pełnomocnikowi. Skutki niewłaściwego dokonania czynności przed ZUS-em, czy urzędem skarbowym odczuje bowiem nie pełnomocnik, a ten, w którego imieniu działa. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, którzy w obrocie gospodarczo-prawnym traktowani są jako podmioty profesjonalne, czyli nie objęte taką ochroną, jak zwykłe osoby fizyczne, konsumenci.
Dlatego, w skrócie, w zależności od rodzaju toczącej się przed organem ZUS, czy US sprawy, najlepiej zatrudniać pełnomocnika, będącego specjalistą w tego właśnie rodzaju sprawach. Do wyboru jest czterech pełnomocników profesjonalnych: rzecznik patentowy, doradca podatkowy, radca prawny i adwokat.
Co do pierwszego, to raczej reprezentacja przed ZUS, czy reprezentacja przed US w jego przypadku będzie wchodzić w grę rzadko, bo rzecznik patentowy to profesjonalny pełnomocnik w sprawach własności przemysłowej. Jest on więc głównie pełnomocnikiem działającym przed urzędem patentowym. Styczność z urzędem skarbowym miałby dopiero przed sądem, broniąc praw własności przemysłowej w sporze z tym urzędem.
Zakres spraw, do jakich predestynowany jest doradca podatkowy, sugeruje już sama jego nazwa. Jego pomoc będzie więc szczególnie pożądana we wszelkich sprawach podatkowych, kontrolach skarbowych, celno-skarbowych i innych, także sporach, w których stroną są ograny celne lub skarbowe.
Radców prawnych i adwokatów można zaliczyć do grupy pełnomocników o takich samych kompetencjach do reprezentacji przed ZUS i reprezentacji przed US. W postępowaniach przed ZUS pomocni będą ci radcowie i adwokaci, którym nie obce są regulacje prawa ubezpieczeń społecznych, prawa pracy, a przed US – specjalizujący się w sprawach z zakresu prawa administracyjnego, sądowo-administarcyjnego, celnego i podatkowego, a niekiedy i w sprawach karnych, zwłaszcza karnych skarbowych. Od 1 lipca 2015 roku radcowie prawni zostali zrównani w kompetencjach z adwokatami. Na mocy Ustawy z dnia 27 września 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw⁵ nadano im możliwość występowania w roli obrońcy oskarżonego (podejrzanego) w sprawach karnych oraz karnoskarbowych tak, jak adwokaci.
Poza tą czwórką tzw. pełnomocników profesjonalnych, mogą występować jeszcze inni, profesjonalni w ogólnym znaczeniu reprezentanci, jak choćby księgowi, czy biura rachunkowe (bo pełnomocnikiem może być, w granicach określonych w ustawach, zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna). Ich warto umocować do reprezentacji przed ZUS np. w sprawach rozliczeń pracowniczych, a do reprezentacji przed US np. do składania deklaracji podatkowych.
Dla kogo ustanowienie reprezentacji przed US i ZUS jest korzystne?
Jak wspomniano wyżej, przedsiębiorcy są traktowani jako profesjonalni uczestnicy obrotu gospodarczo-prawnego. Wymaga się od nich znajomości przepisów i procedur postępowań, których strażnikiem są: zakład ubezpieczeń społecznych i urzędy skarbowe. By prawidłowo i terminowo czynić zadość tym wymogom, korzystne będzie wybranie reprezentanta do występowania przed organami tych instytucji. To nie tylko odciąży przedsiębiorcę z konieczności wypełniania nadzorowanych przez ZUS i US obowiązków, ale i pozwoli przerzucić częściowo ciężar odpowiedzialności. Bo choć negatywne skutki np. nieterminowego złożenia deklaracji podatkowej poniesie przedsiębiorca, to jednak w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej, część tych skutków zniweluje rekompensata wypłacona przez umocowane do złożenia tej deklaracji biuro rachunkowe. Ogólnie rzecz biorąc, wybór reprezentanta przed ZUS i US jest korzystny dla każdego, kto chce się czuć pewniej i bezpieczniej w kontaktach z organami tych instytucji.
Są też inne, mniejsze plusy, takie jak choćby fakt, że reprezentujący przedsiębiorcę pełnomocnik profesjonalny może poświadczać za zgodność z oryginałem kopię każdego, niezbędnego do załatwienia danej sprawy przed urzędem, dokumentu.
Ustanowienie pełnomocnictwa
Ponieważ niemal każda osoba fizyczna lub osoba prawna, posiadająca zdolność do czynności prawnych może być pełnomocnikiem, instytucja, przed którą będzie występował, zażąda uwiarygodnienia jej umocowania do występowania w imieniu reprezentowanego. Prawo dopuszcza możliwość udzielenia ustnego umocowania, niemniej takie pełnomocnictwo, jeśli nie zostanie udzielone w obecności urzędnika, trudno będzie uwiarygodnić organom, przed którymi się je podnosi. Dlatego też powszechnie wymaganą formą dokumentacji ustanowienia reprezentacji jest forma pisemna. Pełnomocnictwo takie musi zostać opatrzone własnoręcznym podpisem mocodawcy lub też podpisem elektronicznym. Urzędnikom należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa. W jego braku, kopia dokumentu musi zostać poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza, radcę prawnego adwokata albo instytucję, która go wystawiła.
Treść pełnomocnictwa określać będzie zakres umocowania do reprezentacji przed US czy ZUS. Można bowiem udzielić pełnomocnictwa szczególnego – czyli umocowującego do dokonania wyraźnie określonych czynności prawnych, ogólnego – do dokonywania czynności zwykłych, np. zwykłego zarządu, oraz pełnomocnictwa rodzajowego – umocowującego do dokonywania określonego rodzaju czynności.
Każdorazowe ustanowienie reprezentanta wymaga wniesienia do urzędu miasta lub gminy, właściwego ze względu na położenie urzędu, w którym dokonuje się czynności, opłaty skarbowej za pełnomocnictwo w wysokości 17 zł. Udając się do urzędu, warto zabrać ze sobą dowód uiszczenia tej opłaty. Co prawda jego brak nie oznacza, że pełnomocnik nie został umocowany do dokonania określonej czynności przed US czy ZUS, ale urzędnicy tych instytucji mogą odmówić z tego powodu załatwienia sprawy.
Niektóre pełnomocnictwa, z uwagi na jego podmiot lub przedmiot, będą zwolnione z konieczności wniesienia opłaty skarbowej. W zakresie podmiotowym będą to pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym i rodzeństwu, a także pełnomocnikom ujawnionym w rejestrze Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Ze względu na przedmiot umocowania, zwolnione z opłaty jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentacji przed ZUS.
Jakie dokumenty są wymagane do ustanowienia reprezentacji przed ZUS, a jakie do reprezentacji przed US?
A zatem swojego reprezentanta, prokurenta, przedsiębiorca może ustanowić także ujawniając wzmiankę o tym w odpowiednim rejestrze: CEIDG lub KRS. Do reprezentacji przed ZUS niezbędne jest umocowanie pełnomocnika poprzez wpis do CEIDG, a w jego braku – poprzez formularz ZUS-PEL. Formularz ten można złożyć w formie papierowej w każdym oddziale ZUS. Spółki mające wieloosobowe przedstawicielstwo, muszą dołączać do nich także załącznik do pełnomocnictwa PEL-Z, w którym ujawnione zostają wszystkie osoby udzielające pełnomocnictwa. Formularz ZUS-PEL można także wypełnić i złożyć elektronicznie poprzez Portal Usług Elektronicznych (PUE) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ustanowienia reprezentacji przed ZUS przedsiębiorca może także dokonać za pośrednictwem samego PUE. Ale reprezentant musi mieć wówczas aktywne konto na tym portalu.
Wpis do CEIDG nie umocowuje do reprezentacji przed US w sprawach podatkowych. Pełnomocnika do występowania w tych sprawach należy więc ustanowić pisemnie lub na formularzu. Tu również wyróżnia się pełnomocnictwa szczególne i ogólne. Trzecim rodzajem umocowania do reprezentacji przed US jest pełnomocnictwo do doręczeń. Przykładem pełnomocnictwa szczególnego jest umocowanie do podpisywania deklaracji podatkowych, udzielane najczęściej biurom rachunkowym. By je ustanowić, należy wypełnić w formie papierowej formularz UPL-1P lub elektronicznej – formularz UPL-1. Pełnomocnictwo szczególne w pozostałych sprawach ustanawia się pisemnie lub elektronicznie, przy wykorzystaniu formularza PPS-1, lub ustnie do protokołu.
Pełnomocnictwo ogólne upoważni do reprezentacji przed US we wszystkich jego urzędach w sprawach podatkowych (poza podpisywaniem deklaracji podatkowych, do których niezbędne jest udzielenie pełnomocnictwa w sposób wskazany wyżej). Wnosi się je do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych za pośrednictwem portalu podatki.gov.pl, na formularzu elektronicznym PPO-1. Oczywiście, pełnomocnictwo ogólne do działania przed urzędami skarbowym można ustanowić w formie pisemnej na formularzu PPO-1 lub ustnie do protokołu.
Osoby niezamieszkujące w Unii Europejskiej, lub niemające na jej terytorium miejsca pobytu, muszą ustanowić reprezentanta przed US w zakresie doręczeń w sprawach podatkowych, jeśli nie ustanowiły ani pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego, ani nie wskazały adresu mailowego do doręczeń. Ono również może zostać ustanowione ustnie do protokołu, lub pisemnie lub elektronicznie na formularzu PPD-1.
Przy ustanawianiu tych pełnomocnictw nie wolno zapomnieć o uiszczeniu i udokumentowaniu opłaty skarbowej. Wraz z dokumentem pełnomocnictwa, bądź ujawnionym wpisem w odpowiednim rejestrze, stanowić będą komplet niezbędnych do reprezentacji przed US, reprezentacji przed ZUS, czy też po prostu do reprezentacji w instytucjach. Oczywiście urzędnik może również domagać się okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość reprezentanta, bo dokumenty pełnomocnictw zdjęć pełnomocnika nie zawierają.
—
Źródła:
1 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, z późn. zm.)
2 – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, z późn. zm.)
3 – Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296, z późn. zm.)
4 – Zaufanie do instytucji publicznych. Porównanie lat 2006, 2011 i 2016, Kantar Public, Listopad 2016, K.068/16)
5- Dz. U. 2013, poz. 1247