Blog

Pracownicze plany kapitałowe to rewolucja polskiego systemu emerytalnego, której celem jest poprawa sytuacji materialnej pracowników po ich przejściu na emeryturę. To oni są beneficjentami wdrażanego w firmach długoterminowego programu oszczędzania stworzonego przez państwo. Ale odpowiedzialnymi za jego wdrożenie, prowadzenie i nadzorowanie są pracodawcy, przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej jednego pracownika – i to pod groźbą wysokich kar. Część przedsiębiorców realizuje związane z PPK obowiązki sama, część, zwłaszcza tych większych, m.in. z uwagi na wspomniane kary, woli zwrócić się o pomoc do zewnętrznych firm.

PPK co to jest?

Pracownicze plany kapitałowe to ustanowiony w Polsce Ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych¹ powszechny program emerytalny, którego celem jest objęcie pracowników długoterminowym dodatkowym systemem oszczędzania, tak by zapewnić im wyższe świadczenia socjalne po osiągnięciu przez nich wieku emerytalnego. PPK to reakcja państwa na dysfunkcyjność głównego programu emerytalnego realizowanego przez ZUS, rodzącego coraz większe obawy co do swojej zdolności do wypłat w przyszłości emerytur na odpowiednim, akceptowalnym i wystarczającym poziomie.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy¹, PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. System ten polega na tym, że na utworzony dla pracownika imienny rachunek przekazywane są i gromadzone środki pochodzące z trzech źródeł:

– wpłat pracownika,

– wpłat pracodawcy oraz

– wpłat dokonanych przez państwo.

Te imienne rachunki otwiera instytucja finansowa zarządzająca PPK, a której wyboru dokonuje pracodawca, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Instytucją tą mogą być określone w ustawie: fundusze inwestycyjne, fundusze emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne, lub zakład ubezpieczeń. Kolejnym krokiem jest zawarcie z nią umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika.

Kogo dotyczy PPK?

Ustawa o PKK weszła w życie 1 stycznia 2019 r. stanowiąc, że zobowiązanym do zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest przedsiębiorca zatrudniający co najmniej jedną osobę zatrudnioną. Pod pojęciem osoby zatrudnionej należy rozumieć:

– pracowników,

– osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia;

– członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych;

– osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług.

– członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji.

Przystąpienie pracownika do PPK jest dobrowolne. Pracodawca zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników w wieku od 18 do 54 lat. Zatrudnieni którzy ukończyli 55 rok życia, a nie ukończyli wieku 70 lat, przystępują do programu na swój wniosek, chyba że w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, byli zatrudnieni u tego pracodawcy łącznie przez co najmniej 3 miesiące – wówczas również w ich imieniu pracodawca zawiera umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca nie zawiera takiej umowy w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 rok życia.

Ale obowiązek wdrażania pracowniczych planów kapitałowych w firmach rozszerzany jest etapami, co pół roku, poczynając od największych pod względem zatrudnienia przedsiębiorstw:

1. od 1 lipca 2019 r. obowiązek wdrożenia PPK objął firmy zatrudniające co najmniej 250 osób;
2. od 1 stycznia 2020 r. – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób;
3. od 1 lipca 2020 r. – firmy zatrudniające co najmniej 20 osób;
4. od 1 stycznia 2021 r. – firmy zatrudniające mniej niż 20 osób, a także jednostki z sektora finansów publicznych.

Podmioty należące do jednej grupy kapitałowej mogą zawierać umowy o zarządzanie i o prowadzenie PPK w terminie obowiązującym podmiot z tej grupy zatrudniający największą liczbę pracowników.

PPK terminy

Po dokonaniu wyboru instytucji zarządzającej PPK, pracodawca musi zawrzeć z nią umowę o zarządzanie PPK najpóźniej na 10 dni roboczych liczonych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. W przypadku fuzji przedsiębiorstw, firma przejmująca ma 7 dni od dnia dokonania tej fuzji na zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, z tą samą instytucją finansową, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK.

Jak wspomniano wyżej, pracodawca zawiera również umowę o prowadzenie PPK. Zawiera ją z instytucją finansową, z którą podpisał umowę o zarządzanie PPK. Ma na to czas do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące od zatrudnienia pracownika. Nie musi jej zawierać, jeśli pracownik zadeklaruje przed upływem tego terminu, że nie będzie dokonywał wpłat do PPK. Jeśli w terminie tym pracodawca nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK.

Pierwszą wpłatę na PKK pracodawca dokonuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę są obliczane przez niego w terminie wypłaty wynagrodzenia. W tym samym terminie obliczane i pobierane są przez niego wpłaty finansowane przez pracownika. Na obliczenie i dokonanie wpłat do wybranej instytucji finansowej pracodawca ma czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone i pobrane.

PPK czy warto?

System oszczędzania na emeryturę w ramach pracowniczych planów kapitałowych wygląda następująco:

1. a) pracownik wpłaca min. 2 proc. wielkości swojego wynagrodzenia (to wpłata podstawowa, która może być niższa niż 2 proc., ale nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia), wpłatę tę może dobrowolnie powiększyć maksymalnie o kolejne 2 proc.;
2. b) pracodawca wpłaca min. 1,5 proc. wielkości wynagrodzenia pracownika, a wpłatę tę może dobrowolnie powiększyć maksymalnie o kolejne 2,5 proc.;
3. c) państwo wpłaca jednorazowo 250 zł oraz 20 zł każdego miesiąca.

W sumie więc, pracownik może powiększać każdego miesiąca swój kapitał emerytalny o wartość do 8 proc. swojego bieżącego wynagrodzenia plus 20 zł. Bo na imienne konto PKK pracownika wpływają wpłaty z tych wymienionych wyżej trzech źródeł. Maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do dokonania na wszystkie imienne rachunki PPK pracownika wynosi w danym roku kalendarzowym równowartość 50 000 USD. Wpłaty finansowane przez pracownika są potrącane z jego wynagrodzenia po opodatkowaniu.

Alternatywa dla PPK

Pracodawcy mogą wdrożyć w swoich firmach pracowniczy program emerytalny (PPE). To alternatywa dla PPK. W przypadku prowadzenia w swoim przedsiębiorstwie PPE, nie muszą oni stosować się do przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Jednak dla „ważności” takiego zakładowego PPE, musi w nim uczestniczyć co najmniej 25 proc. kadry pracowniczej, a składka jaką pracodawca odprowadza na konto pracownika nie może być niższa niż 3,5 proc. jego wynagrodzenia. Działalność PPE reguluje Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych².

PPK rezygnacja

Czy przystąpienie do PPK jest nieodwracalne? Nie. Po pierwsze, przystąpienie do programu jest dobrowolne. To samo tyczy się jego kontynuacji. Pracownik może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej pracodawcy. Ważne by deklaracja ta zawierała oświadczenie pracownika, że jest on świadomy konsekwencji jej złożenia. Wówczas jednak, co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca zobowiązany będzie informować  takiego pracownika o ponownym objęciu go PPK. Pracownik będzie musiał wtedy złożyć kolejną deklarację o rezygnacji z PPK, jeśli nadal będzie chciał swą rezygnację podtrzymać. Zasadniczo, poza szczególnymi przypadkami wskazanymi w ustawie, wypłata środków zgromadzonych na rachunku PPK pracownika następuje wyłącznie na złożony przez niego lub osobę upoważnioną wniosek, po osiągnięciu przez niego 60 roku życia. Wycofanie środków przed osiągnięciem 60 roku życia może nastąpić na wniosek uczestnika PPK, jego małżonka lub byłego małżonka, małżonka zmarłego uczestnika PPK lub innej osoby uprawnionej.

Czy pracodawca podoła sam, czy lepiej zatrudnić zewnętrzną firmę?

Jak widać proces wdrożenia pracowniczego programu kapitałowego w firmie jest złożony. Trzeba pamiętać, że PPK są dobrowolne dla pracowników, ale obowiązkowe dla pracodawców. To oni, pod groźbą wysokich kar grzywny, są zobowiązani do wdrożenia PPK w swoich firmach. Niedopełnienie obowiązków, niewłaściwe wdrożenie PPK w przedsiębiorstwie niesie ze sobą zagrożenie dotkliwymi karami, sięgającymi do 1 000 000 zł lub też wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w roku obrotowym. Dlatego przystępując do tego procesu w pierwszym kroku należy wybrać i przygotować do niego kompetentną kadrę pracowniczą, odpowiedzialną za jego przeprowadzenie.

Pracodawca powinien ustalić tej kadrze harmonogram poszczególnych etapów wdrażania PPK, a później egzekwować terminowość i efektywność jego realizacji. Kierując się wskazaniami ustawy, w kolejnym kroku firma powinna dokonać monitoringu rynku w poszukiwaniu instytucji finansowych, a następnie dokonać wyboru jednej z nich i w odpowiednich terminach podpisać z nią umowę o zarządzanie oraz o prowadzenie PPK. A należy pamiętać, że zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o PKK, wyboru instytucji finansowej pracodawca dokonuje w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.

Ważnym do spełnienia obowiązkiem przedsiębiorcy jest poinformowanie swoich pracowników o wdrażanym lub wdrożonym już PPK. Powinni oni uzyskać wiedzę o istnieniu takiego programu w firmie, by móc podjąć świadomą decyzję o przystąpieniu lub nie do PPK, co w tym drugim przypadku wiąże się z dopięciem formalności w zakresie złożenia deklaracji o odpowiedniej formie i treści, także w przedmiocie obniżenia kwoty podstawowej składki wpłacanej na imienne konto PPK. Pracownicy, którzy ukończyli 55 rok życia muszą mieć szansę na wyrażenie woli przystąpienia do PPK. Tu od razu nasuwa się konkluzja o konieczności zapewnienia odpowiedniej obsługi działu HR.

Podmiot zatrudniający jest przede wszystkim zobowiązany do terminowego obliczania, poboru i dokonywania wpłat do wybranej przez siebie instytucji finansowej obsługującej PPK, w tym także musi pamiętać o ponownym zapisaniu co 4 lata do programu pracowników, którzy z uczestnictwa w nim zrezygnowali. Poza tym na pracownikach objętych PPK spoczywa szereg obowiązków informacyjnych, które w przypadku ich niespełniania przez pracownika przechodzą na pracodawcę.

Podsumowując, proces wdrażania w przedsiębiorstwie PPK wymaga wielu działań organizacyjnych, w sferze: kadrowej, proceduralnej, dokumentacyjnej, informatycznej, czy archiwizacyjnej. A przy tym wszystkim pracodawca i kadra pracownicza wdrażająca PPK w firmie muszą pamiętać, by w procesie tym dochować wszystkich wymogów narzuconych przez RODO, czy inne przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. Do tego dochodzi konieczność spełnienia szeregu innych rygorów i wyłączeń wynikających z ustawy o PPK, których odpowiednio: spełnienie lub skorzystanie może uchronić firmę przed negatywnymi konsekwencjami niewypełnienia obowiązków ustawowych w zakresie PPK lub od konieczności ich wypełniania uwolnić.

Stający przed wyzwaniem wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych przedsiębiorca musi więc zadać sobie pytanie, czy będzie w stanie podołać sam temu złożonemu przedsięwzięciu, czy lepiej powierzyć jego realizację trudniącej się tym na co dzień firmie zewnętrznej.

—

Źródła:

1 – Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2018, poz. 2215, ze zm.);

2 – Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz.U. 2004, nr 116, poz. 1207, ze zm.)