Blog

Reguły sprawozdawczości finansowej przedsiębiorstw, fundacji i innych podmiotów zobowiązanych do jej dokonywania, określa ustawa o rachunkowości¹. Stanowi ona, że okresem sprawozdawczym jest okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym tą ustawą, lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Zamknięcie okresów sprawozdawczych w firmie, czy to zamknięcie miesiąca, czy zamknięcie roku, musi być więc dokonane zgodne z jej reżimem, pod rygorem odpowiedzialności nie tylko majątkowej.

Czym jest zamknięcie miesiąca i roku obrotowego?

Firmy, fundacje, spółki, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wszelkie inne podmioty zobowiązane do sprawozdawczości finansowej, chcąc móc „przechodzić dalej” ze swoją działalnością w zgodzie z prawem, a więc w zgodzie z wymogami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, muszą wiedzieć jak prawidłowo dokonać zamknięcia okresów sprawozdawczych. Często potocznie utożsamia się okres sprawozdawczy z rokiem obrotowym, i choć może tak być i w praktyce najczęściej jest, to jednak nie to samo.

Zgodnie z art. 24 ustawy, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. A jak precyzuje ust. 5 tego artykułu, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeśli m.in. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Również art. 25 ust. 1 pkt. 1 wyjaśnia, że w przypadku stwierdzenia błędów w zapisach, można je poprawić, niemniej poprawki nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca.

Co to oznacza? Choć sama ustawa w art. 3 ust. 1 pkt. 9 definiuje, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, to pod pojęciem samego okresu sprawozdawczego mieszczą się także inne, krótsze okresy: półroczne, kwartalne, a najkrótszym, podstawowym jest miesięczny.

Jak wygląda prawidłowe i kompletne zamknięcie miesiąca w firmie krok po kroku?

Zgodnie z wymogiem bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości, firmy i inne podmioty zobowiązane, co najmniej na koniec każdego miesiąca prowadzonej działalności, czyli każdego poszczególnego okresu sprawozdawczego, sporządzają zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Przed zamknięciem miesiąca, o czym była mowa wyżej, muszą zdążyć z poprawkami stwierdzonych błędów w zapisach. Odstępstwo od tej reguły wskazuje art. 25 ust. 2 ustawy, stanowiący, że w przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są korekty przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Dla prawidłowego zamknięcia okresów sprawozdawczych w firmie, do ksiąg rachunkowych każdego z nich należy wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tych okresach. Tak dokonane zamknięcie miesiąca, i każdego innego z okresów sprawozdawczych w firmie, pozwoli jej na rzetelne i zgodne z wymogami ustawy zamknięcie roku.

W ramach każdego z rozliczanych miesięcy, w ewidencji księgowej prowadzonej działalności należy więc ująć wszystkie faktury kosztowe otrzymane w danym miesiącu, jak również dowody wewnętrzne, na podstawie których ewidencjonuje się wydatki, dla których nie zostały wydane dowody księgowe, np. opłaty parkingowe. W przypadku amortyzacji środków trwałych, należy przed zamknięciem każdego miesiąca pamiętać również i o jej zaksięgowaniu, tak jak i o ujęciu zapłaconych w danym miesiącu składek ZUS.

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów². Dokonało ono sporych zmian w zakresie wymogów co do zamknięcia okresów sprawozdawczych w firmie. Przede wszystkim zniosło obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia oraz kart przychodów pracowników, jak i uwzględnia przedsiębiorstwo w spadku, spółkę cywilną osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, jako zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. A podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, a więc także: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są na mocy § 24 ust. 1 ww. rozporządzenia zobligowane do sporządzenia i wpisania do niej spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury ci podatnicy, którzy porządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. Do KPiR wpisują oni wówczas spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia tego poprzedniego roku podatkowego. Przedsiębiorcy wpisują do księgi spis z natury także wtedy, gdy sporządzają go za okresy miesięczne, jak również gdy sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

Zamknięcie okresu sprawozdawczego w firmie wieńczy sporządzenie i przesłanie do urzędu skarbowego deklaracji w zakresie podatku dochodowego oraz podatku VAT. Zamykanie poszczególnych miesięcy pozwala na stałą kontrolę prawidłowości prowadzenia rachunkowości firmy. Przede wszystkim w zakresie ustalania wielkości i rozliczania zobowiązań podatkowych. Generalnie na rozliczenie podatku dochodowego jest czas do 20-ego dnia następnego miesiąca, a do 25-ego na rozliczenie podatku od towarów i usług.

Oczywiście dopełnieniem zamknięcia miesiąca będzie wykazanie w księgach wystawionych przez firmę dokumentów sprzedażowych towarów lub usług: paragonów, rachunków i faktur, a przedsiębiorcy będący płatnikami VAT powinni jeszcze pamiętać o wydruku rejestru VAT zamkniętego miesiąca.

Najczęstsze problemy z zamknięciem okresu sprawozdawczego w firmie

Zamykanie okresów sprawozdawczych nie należy do przyjemnych elementów działalności firm. Bardziej stanowi przykry obowiązek. Dlaczego? Bo przedsiębiorcy muszą każdego miesiąca mierzyć się z trudnościami organizacyjno – formalnymi celem sprostania wymogom narzucanym w tym zakresie przez prawo. A im większa firma, tym większe bariery organizacyjne do pokonania.

Po pierwsze, i najważniejsze, realizacja obowiązków związanych z zamknięciem okresów sprawozdawczych w firmie zakłóca jej pracę. Celem prowadzonych przez przedsiębiorców działalności gospodarczych nie jest bowiem realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec urzędów skarbowych. A dla zamknięcia miesiąca, a dalej zamknięcia roku, poszczególne działy firmy, nie tylko księgowość, muszą oderwać się od swych obowiązków służbowych, i poświęcić tym narzuconym firmie przez ustawę o rachunkowości i pozostałe akty prawne. Wymaga to niejednokrotnie kooperacji pracowników wielu różnych działów przedsiębiorstwa, tym większej, im większe przedsiębiorstwo. Do tego dochodzi konieczność zapewnienia odpowiedzialnego nadzoru nad tymi działaniami. Wszystko to pochłania czas, który firma mogłaby, powinna, zgodnie z ideą prowadzonej działalności poświęcać właśnie jej.

Opisane powyżej działania przedsiębiorstwa dla realizacji ustawowych obowiązków sprawozdawczych, obarczone są, zwłaszcza w przypadku złożonych podmiotów, takich jak grupy spółek, transgraniczne holdingi, ryzykiem sankcji za naruszenie przepisów rachunkowych, płynącym ze strony czynnika ludzkiego. Zamknięcie miesiąca wymaga zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji (nie tylko w postaci spełniających wymogi ustawowe dowodów księgowych) i danych dostarczonych przez pracowników, a dalej ich zatwierdzenia przez szefów poszczególnych działów biorących udział w procesie zamknięcia okresów sprawozdawczych w firmie. Firma musi więc ufać w ich odpowiedzialność i wiedzę w tym zakresie, a nie każdy zaopatrzeniowiec, przedstawiciel handlowy, czy kierownik działu, takimi kompetencjami będzie się legitymować.

Największe problemy pojawiają się wraz z nadejściem dnia bilansowego, czyli dnia, na który firma zobowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe, a więc i dnia zamknięcia roku. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, którym na mocy art. 3 jest, o czym byłą mowa wyżej, rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Firmy mają na zamknięcie roku 3 miesiące od dnia bilansowego. W praktyce datą zamknięcia roku będzie zatem 31 marca roku następnego. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy kontynuującego działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Zamknięcie roku wymaga wydrukowania ksiąg rachunkowych, bądź ich przeniesienia na informatyczny nośnik danych, a także sporządzenia zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, jak i przeprowadzenia inwentaryzacji, w przypadku której firma zobowiązana jest sporządzić zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Co ważne, i jednocześnie mogące nastręczać przedsiębiorcom problemów, ustawa wskazuje różne terminy i częstotliwość przeprowadzenia wymaganej inwentaryzacji, ze względu na to, czy inwentaryzowane są:

1. a) składniki aktywów, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów wtoku produkcji oraz materiałów, określonych w ustawie towarów i produktów gotowych,
2. b) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo—wartościową,
3. c) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
4. d) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
5. e) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy należy sporządzić do 85 dnia po dniu bilansowym. Przedsiębiorcy muszą także pamiętać o konieczności ustalenia wyniku finansowego, jak również dokonać wyceny aktywów i pasywów na dzień zamknięcia roku. Nie rzadziej niż na dzień bilansowy, firmy zobowiązane są też wycenić wyrażone w walutach obcych: składniki aktywów i pasywów po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP, a w jednostkach prowadzących kupno i sprzedaż walut obcych – także znajdującą się w nich gotówkę po kursie, po którym nastąpił jej zakup, jednak w wysokości nie wyższej od średniego kursu ogłoszonego na dzień wyceny dla danej waluty przez NBP.

Co najważniejsze, na dzień zamknięcia roku, firmy zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych, które zawierać muszą:

1) bilans;

2) rachunek zysków i strat;

3) informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Ci przedsiębiorcy, których sprawozdania finansowe podlegają corocznemu badaniu, muszą również pamiętać o konieczności dołączenia do nich zestawień zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawień zmian w aktywach netto oraz rachunek przepływów pieniężnych. Fundusze inwestycyjne i alternatywne spółki inwestycyjne dołączyć muszą jeszcze zestawienie lokat. Alternatywne spółki inwestycyjnie wykazują poza tym jeszcze szereg innych, wskazanych w art. 45 ust. 3c ustawy o rachunkowości informacji, jak np. informacje o strukturze aktywów i kosztach działalności.

Część podmiotów na mocy art. 49 ustawy zobowiązana jest do sporządzenia, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdania ze swojej działalności. W przypadku grupy kapitałowej, jednostka dominująca, mająca siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski, sporządzić musi roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe, a jednostki działające w przemyśle wydobywczym i jednostki zajmujące się wyrębem lasów pierwotnych – sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej. Przedsiębiorcy nie mogą przy realizacji tych wszystkich obowiązków zapominać o wymogach w zakresie ochrony danych osobowych.

Odpowiedzialność firm za zgodne z przepisami zamknięcie roku

Zamknięcie okresów sprawozdawczych w firmie: zamknięcie miesiąca, czy zamknięcie roku, to szereg jeszcze innych spoczywających na przedsiębiorcach obowiązków, których może być więcej lub mniej w zależności od statusu danego podmiotu. Firmy muszą mieć się na baczności, by nie uchybić któremuś z ciążących na nich wymogów. Z drugiej strony, niekorzystne dla firmy z punktu widzenia ekonomii i optymalizacji prowadzonej działalności jest ponoszenie przez nią ciężarów, mimo braku istnienia takiego obowiązku. Chyba więc najistotniejszym problemem firm w przedmiocie realizacji wymogów sprawozdawczych są zmieniające się przepisy, czego przykładem jest choćby przywołane wyżej rozporządzanie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które dopiero co weszło w życie z początkiem 2020 roku.

A nie wolno zapomnieć, że zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, niewłaściwa realizacja obowiązków sprawozdawczych, lub jej brak, czy też innych związanych z prowadzeniem księgowości firmy, grozi ich kierownikom, i innym osobom odpowiedzialnym, grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obiema tymi karami łącznie. Rzetelne i skuteczne przeprowadzenie zamknięcia miesiąca krok po kroku prowadzące do zakończonego sukcesem zamknięcia roku, jest więc w prowadzonej przez firmy działalności gospodarczej niezwykle ważne.

Zewnętrzna pomoc firmy audytorskiej

Wskazane wyżej trudności, jak i odpowiedzialność grożąca za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych, powodują, że warto jest ciężar ten z siebie zrzucić i zlecić ich realizację, czy też nadzór nad ich wykonaniem, firmom audytorskim, które się w tym specjalizują. Zresztą o usługach prowadzenia ksiąg rachunkowych wspomina sama ustawa o rachunkowości, poświęcając im oddzielny rozdział.

Bo niedopełnienie tych obowiązków, niedochowanie wymogów ustawowych, może sprowadzić na firmę również tak drastyczne skutki, jak utrata płynności finansowej. W przypadku bowiem np. VAT-owców, budzące wątpliwości organów skarbowych miesięczne deklaracje w podatku od towarów i usług spowodują wstrzymaniem przez te organy wnioskowanego przez przedsiębiorcę zwrotu VAT nadpłaconego w danym miesiącu. Firmy muszą śledzić zmieniające się przepisy, pamiętać o wielu terminach, wymogach, jak np. o konieczności ustalenia wyniku finansowego oraz o dokonaniu wyceny aktywów i pasywów na dzień zamknięcia roku – a to nie dla każdego z przedsiębiorców może być takie proste.

Co to wszystko oznacza dla firmy? Celem minimalizacji wskazanego ryzyka i sprostania wymogom ustawowym, zmuszona jest do poświecenia czasu pracowników i kierowników działów na podejmowanie działań zmierzających do czyniącego zadość regulacjom prawnym zamknięcia miesiąca, zamknięcia kwartału, zamknięcia roku, czy każdego innego okresu sprawozdawczego w firmie. Czasu mającego dla niej wymiar pieniężny, a którego nikt nigdy jej nie zwróci.

—   —– ——-

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994, Nr 121, poz. 591, z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019, poz. 2544).