Blog

By wydatki można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów muszą być zgodnie z zasadami rachunkowości odpowiednio dokumentowane i ewidencjowanie. Będą to więc: faktury, rachunki, umowy i rachunki do umów cywilnoprawnych, dowody uiszczenia opłat, bilet wystawiony przez przewoźnika kolejowego. Ale wykazanie związku między danym wydatkiem a zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodu może wymagać jeszcze innych dowodów, np. ewidencji wewnętrznych na potrzeby dokonywania odpisów amortyzacyjnych, wykazania różnic kursowych, potwierdzenia delegacji pracowników.

Dokumentacja kosztów w firmie

Przedsiębiorcy muszą również pamiętać, że zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, w transakcjach z innym przedsiębiorcą zobligowani są do dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą wyłącznie za pośrednictwem rachunku płatniczego firmy, w każdym przypadku gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł (od 1 stycznia 2024 r. próg ten będzie jeszcze niższy, zostanie obniżony do 8 000 zł). W przeciwnym razie nie będą mogli zaliczyć takiego kosztu do KUP w tej części, w jakiej płatność dotycząca ww. transakcji została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub została dokonana przelewem na rachunek inny niż znajdujący się na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście podatników VAT. Do kosztów firmy przedsiębiorca nie zaliczy również płatności, która pomimo, że na fakturze zawarto zwrot „mechanizm podzielonej płatności”, została dokonana z pominięciem tego mechanizmu.

Prowadząc działalność gospodarczą warto dokumentować wszelkie wydatki, nawet te niepodatkowe. Choć nie pomniejszą one opodatkowania firmy podatkiem dochodowym w okresie rozliczeniowym, w którym powstały, to jednak część z nich może w latach następnych zostać zaliczona do KUP i obniżyć podstawę opodatkowania firmy. Przykładem mogą tu być wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT naliczone lecz niezapłacone odsetki od zobowiązań, w tym również pożyczek i kredytów. W chwili zapłacenia będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dokumentowanie kosztów w firmie jest także istotne z uwagi na ewentualne potrzeby reklamacji i sporów dotyczących zakupu wadliwych towarów lub usług.

Jak generować koszty w firmie?

Mając na uwadze powyższe, firmy mogą być zainteresowane generowaniem większych kosztów, które pomniejszą ich zobowiązania podatkowe. Najważniejszą zasadą jest, by generować tylko takie koszty w firmie, które zaliczyć będzie można do kosztów uzyskania przychodu, a więc takie, co do których przedsiębiorca będzie w stanie wykazać ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i źródłem przychodu. Dobrze jest w tym względzie skonsultować się z audytorem, księgowym, doradcą podatkowym.

Firma może generować koszty poprzez dokonywanie inwestycji. Zakup maszyn, środków trwałych, powiększenie kadry pracowniczej – wszystko to zrodzi koszty, a dodatkowo przyniesie wymierne korzyści w postaci zwiększonych sił produkcyjnych. Zwiększenie zasobów kadrowych może dodatkowo uzasadniać zaliczenie do KUP wydatków na zakup kolejnych komputerów, narzędzi, leasing maszyn i urządzeń. Na inwestycje potrzebne są środki, a pozyskaniu ich służą np. kredyty. Przedsiębiorcy mogą wrzucać w koszty firmy część odsetkową kredytów.

Innym ze sposobów na generowanie pozytywnych dla firmy kosztów będzie rozszerzenie zakresu prowadzonej działalności. Na przykład, restauracja oferująca posiłki stacjonarnie może mieć problem z wykazaniem przed fiskusem kwalifikowalności poniesionych kosztów opakowań, znacznych wydatków na paliwo, opłat leasingowych i delegacji pracowników. Ale już restauracja oferująca dodatkowo usługi cateringowe i organizację imprez nie powinna takich przeszkód napotkać. Ważne jest zbudowanie związku między kosztem a prowadzoną działalnością. I tak, fryzjer, któremu urząd skarbowy zakwestionuje koszt w postaci zakupu aparatu fotograficznego, obroni ten wydatek jeśli wykaże, że prowadzi stronę internetową swojego salonu, na której prezentując portfolio wykonanych usług przyciąga nowych klientów.

Mówiąc o inwestycjach, zawsze warto inwestować w reklamę i promocję. Koszty te zwrócą się podwójnie wraz z nowym klientem, który dzięki niej dotrze do firmy i oferowanej przez nią usługi. W rozwoju firmy pomoże też zakup zewnętrznych usług marketingowym, w tym PR, a które również klasyfikowane są jako podlegające zaliczeniu do KUP wydatki na reklamę.

Koszty w firmie można generować, a o czym wielu przedsiębiorców nie wie, również poprzez remont i dostosowanie swojego mieszkania do potrzeb prowadzonej działalności. Część przedsiębiorców jako miejsce wykonywania działalności ma wskazane własne mieszkanie. Jego remont, modernizacja, będą mogły zostać ujęte w kosztach firmy w zakresie, w jakim służyć będą celom firmowym.

Warto również inwestować w siebie. Wydatki na warsztaty, szkolenia czy studia podyplomowe, które mają związek z rodzajem prowadzonej działalności można zaliczać do kosztów firmy. Podobnie jak kursy językowe (jeśli charakter pracy wymaga znajomości języków obcych), konferencje naukowe i sympozja.

Stosowaną przez wiele firm metodą optymalizacji kosztów jest zakup zewnętrznych usług księgowych, audytorskich. Taki wydatek ma podwójną zaletę. Z jednej strony można go zaliczyć do KUP, z drugiej, outsourcing takich usług pozwala przedsiębiorcy uniknąć zadań obsługi kadrowej pracowników, problemów ze sporami pracowniczymi, urlopami, okresami wypowiedzeń, chorobowego, itp.

Optymalizacja kosztów w firmie – na czym polega?

Nie należy jednak utożsamiać optymalizacji kosztów w firmie wyłącznie z ich generowaniem. Optymalizacja kosztów to przede wszystkim audyt, analiza polityki zakupowej przedsiębiorstwa, czy jest najbardziej racjonalna z punktu widzenia interesu firmy. Optymalizacja kosztów w firmie może bowiem przede wszystkim oznaczać zidentyfikowanie w obszarze działalności przedsiębiorstwa wydatków, których ponoszenie nie jest konieczne, a ich wyłączenie odciąży firmowy budżet i dzięki temu pozwoli lepiej rozporządzać majątkiem przedsiębiorstwa.

Ocenie w ramach działań optymalizacyjnych można również poddać wybraną formę opodatkowania, bo może się okazać, że rozliczanie na innych zasadach zapewniłoby firmie wymierne oszczędności i korzyści, także z punktu widzenia możliwej dzięki temu zmianie terminów obowiązkowych rozliczeń i raportowania. Warto również zastanowić się, czy wszystkie wykorzystywane przez firmę środki trwałe i wartości niematerialne i prawne są właściwie amortyzowane.

Dlaczego warto generować koszty w firmie?

Generowanie kosztów w firmie ma cztery główne walory dla działalności przedsiębiorstwa. Po pierwsze, pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania, od której naliczany jest podatek dochodowy firmy. Po drugie, podatek naliczony na fakturach z tytułu zakupu towarów i usług umożliwia firmie odliczenie VAT i odzyskanie sporej jego części odprowadzonej do skarbówki. Po trzecie, zwiększone wydatki w danych okresach rozliczeniowych, dzięki wytworzeniu straty, mogą służyć realizacji polityki finansowej przedsiębiorstwa w kolejnych latach. Przede wszystkim jednak generowanie kosztów w firmie wzmaga aktywność przedsiębiorstwa. Polityka utrzymywania i niepowiększania kosztów stałych, może negatywnie wpłynąć na sytuację rynkową przedsiębiorstwa dotkniętego stagnacją. To, że w danej chwili sytuacja przedsiębiorstwa jest bardzo dobra nie oznacza, że wkrótce dotkliwie się nie pogorszy. Podczas bowiem gdy firma zadowalała się stabilnym bezpieczeństwem finansowym, konkurenci poczynili silne nakłady inwestycyjne na reklamę i rozwój, co pozwoliło im osiągnąć zdecydowaną przewagę rynkową.

Należy pamiętać, że optymalizacja kosztów w firmie możliwa jest tylko dla przedsiębiorstw rozliczających się metodą liniową i na zadach ogólnych. Nie dotyczy firm będących na ryczałcie. Co najważniejsze, aby można było dokonać optymalizacji kosztów i zaliczyć wydatki do KUP, muszą one być właściwie udokumentowane i zostać poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i w celu zabezpieczenia lub pozyskania źródła przychodu. W wyroku z 25 września 2012 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że aby ocenić, czy dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, trzeba brać pod uwagę cały logiczny ciąg zdarzeń, który do tego wydatku doprowadził (sygn. akt III SA/Wa 1049/12).

Przed przyjęciem polityki optymalizacji kosztów warto zasięgnąć opinii firmy audytorskiej, co do jej prawidłowości i zgodności z zasadami prawa i rachunkowości. Przedsiębiorca dąży bowiem w trakcie działalności do jak największego pomniejszenia swojego ciężaru opodatkowania, podczas gdy urząd skarbowy, pilnując rozliczeń podatników dąży raczej w przeciwnym kierunku, stojąc na straży interesu Skarbu Państwa. A na tle tych rozbieżności powstają liczne spory, często znajdujące swój finał w sądzie. Na przykład fiskus nie neguje kosztu uzyskania przychodów w postaci zakupu odzieży ochronnej dla pracowników w hucie, czy mundurów dla pracowników firmy ochroniarskiej, ale już zakup garnituru przez prawnika tak. Co ciekawe, w interpretacji indywidulanej z 4 stycznia 2019 r. sygn. 0114-KDIP3-1.4011.561.2018.1.IF Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w sprawie przedsiębiorcy świadczącego usługi doradztwa i szkoleń stwierdził, że zakup garnituru nie będzie dla niego stanowił kosztu uzyskania przychodu. Ale w podobnej sprawie, w której garnitur chciał zakupić prawnik, ten sam organ stwierdził co innego, bowiem na garniturze tym wyszyte miało być logo kancelarii: „wydatki na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej, trwałe wykonanie na nich logo, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy Wnioskodawcy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów, a tym samym pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami” (interpretacja indywidualna z 21 lutego 2019 r. 0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK).

Inny przykład? Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Na tej podstawie organy podatkowe odmówiły przedsiębiorcy prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kar umownych. Jednak przedsiębiorca tłumaczył, że w warunkach zawartego przez nią kontraktu, „tańszym”, bardziej racjonalnym z ekonomicznego punktu widzenia rozwiązaniem, było dla niego uiszczenie kar za opóźnieniem w dostawie produktu niż przeprogramowanie maszyn i procesu produkcji. Po stronie firmy stanął sąd, przychylając się do jej argumentacji co do ekonomicznego uzasadnienia poniesienia kary w związku z zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodu (sygn. akt I SA/Gl 1403/20).

Jak więc odnaleźć się w tym gąszczu niejasnych i często sprzecznych ze sobą interpretacji i przepisów? O to pytają najczęściej młode, nowe, rozwijające się przedsiębiorstwa, nawiązując współpracę z zewnętrznymi firmami świadczącymi obsługę rozliczeniowo-księgową, również w zakresie optymalizacji kosztów.