Blog

Zgodnie z prostą zasadą, im mniej wydajemy, tym więcej zostaje nam w kieszeni, optymalizacja kosztów w firmie pozwala ograniczyć, bądź całkowicie wykluczyć niektóre wydatki, i tym samym zwiększyć swoją rentowność i zachować więcej środków, które firma przeznaczyć może np. na rozwój i inwestycje. Z drugiej strony, zgodnie z art. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przedmiotem opodatkowania jest dochód firmy, którym jest nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania. Zatem, im większe koszty w firmie, tym mniejszą częścią zarobionych pieniędzy będzie musiała się ona podzielić z fiskusem. Optymalizacja kosztów w firmie to więc bardzo istotne zagadnienie w działalności każdego przedsiębiorstwa, zwłaszcza rozwijającego się, a więc posiadającego nie tylko koszty stałe, które łatwo zaplanować w budżecie. Firmy muszą również pamiętać o rozliczaniu i ewidencjonowaniu kosztów zgodnie z zasadami rachunkowości. Czym są koszty w firmie, i jakie wydatki może ona odliczyć?

Spis treści:

•         Czym jest koszt w firmie?
•         Jak podzielić koszty w firmie?
•         Koszty stałe i koszty zmienne
•         Co można wrzucić w koszty firmy?

Czym jest koszt w firmie?

Wszystko co jest wydatkiem firmy i związane jest z jej działalnością stanowi jej koszt. Wydatki te mogą mieć jednak różną wagę i znaczenie dla przedsiębiorstwa. Wielkość kosztów firmy stanowi miernik gospodarności przedsiębiorstwa. Składa się na nie wartość majątku trwałego i obrotowego przedsiębiorstwa zużytego w związku z działalnością firmy. Także wartość nakładu pracy, wydatki na zakup usług zewnętrznych, np. usług księgowych, podatki, cła, koszty pracownicze, odszkodowania, kary, zakup surowców i towarów.

Jak podzielić koszty w firmie?

Najważniejsze rozróżnienie stanowi kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów (KUP), bądź jako niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP). Zgodnie bowiem z przywołanym na wstępie art. 7 ustawy o CIT (i odpowiednio art. 9 ustawy o PIT), obowiązkowemu opodatkowaniu podlegają osiągane przez firmę przychody pomniejszone o wydatki zaliczone do kosztów uzyskania tych przychodów. W tym przypadku optymalizacja kosztów w firmie polega po prostu na przyjęciu takiej polityki przedsiębiorstwa, by każdy wydatek mógł zostać zaliczony do KUP, co pozwoli firmie realnie obniżyć swój ciężar podatkowy i tym samym odzyskać część z każdej wydanej złotówki.

Ale w zależności od celów, jakie firma chce osiągnąć, jej polityka kosztowa może być inna. Na przykład, jeśli spółka przygotowuje się do wejścia na giełdę, ekspansji na nowy rynek, poszukuje inwestorów, czy też chce zwiększyć swoją zdolność kredytową, to w danym okresie rozliczeniowym, sprawozdawczym, może jej zależeć na jak najmniejszej kumulacji kosztów, co pozwoli jej wykazać większą rentowność. Obranie określonej strategii optymalizacji kosztów w firmie pozwala przedsiębiorcy pełniej zarządzać jej majątkiem, planować i realizować jej politykę finansową. Zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT, podatnik, który poniósł w danym roku podatkowym stratę, może ją odliczyć od dochodu w ciągu pięciu kolejnych lat. Zatem niekiedy odpowiedzialny przedsiębiorca będzie wolał realizować większe wydatki teraz, gdy firma ma stabilną sytuację finansową i osiąga ponadplanowe zyski, i wykazać nawet stratę, by móc w kolejnych, kryzysowo zapowiadających się latach, rozliczyć ją i dzięki temu wtedy zapewnić firmie dodatni wynik finansowy.

Koszty można również podzielić na: bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie to wydatki wprost związane z działalnością przedsiębiorstwa i wytwarzanym przez nie produktem lub świadczoną usługą. Chodzi tu więc np. o koszty nabycia surowca do produkcji, towarów do odsprzedaży, wynagrodzenia pracowników, zużycie energii, paliw, środków trwałych. Koszty pośrednie to natomiast wydatki, których nie można odnieść wprost do produktu przedsiębiorstwa, ale ponoszone są w związku z kosztami bezpośrednimi, np. koszty administracyjne, konserwacji firmowych pomieszczeń, koszty usług pocztowych, telekomunikacyjnych, materiałów biurowych, outsourcingu usług księgowych, audytorskich, koszty archiwizacji.

Koszty stałe i koszty zmienne

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, koszty w firmie można również dzielić na stałe i zmienne. Koszty stałe nie są zależne od wielkości produkcji, a konieczne do poniesienia bez względu na nią, a więc np. koszty administracyjne, amortyzacji środków trwałych, utrzymania nieruchomości. Koszty stałe można podzielić na: a) bezwzględnie stałe – bez względu na wielkość wolumenu działalności nie ulegają zmianie, np. koszt wynajmu biura, czy odpisy amortyzacyjne środków trwałych rozliczanych liniowo; b) skokowo stałe – ulegają zmianie skokowo dopiero po przekroczeniu określonego wolumenu działalności, np. gdy lokal biura nie jest już w stanie pomieścić wszystkich klientów konieczne jest wynajęcie drugiego.

Koszty zmienne natomiast są ściśle powiązane z wielkością produkcji/świadczonej usługi. Wraz z jej rozrostem rosną i one, np. zużycie surowców, roboczogodziny, zużycie mediów. Koszty zmienne również podlegają podziałowi na: a) proporcjonalne – rosnące proporcjonalnie do wzrostu wolumenu działalności, np. wynagrodzenie za pracę na akord; b) progresywne – rosnące wraz ze wzrostem produkcji, np. wynagrodzenie za nadgodziny; c) degresywne – czyli takie, gdy koszt jednostkowy maleje wraz ze wzrostem produkcji, np. z uwagi na otrzymanie rabatu z tytułu zwiększonego, hurtowego zakupu materiałów do produkcji; d) regresywne – koszt jednostkowy maleje z uwagi na wzrost wolumenu działalności, np. koszt ogrzania lokalu na potrzeby przyjęcia klientów w przeliczeniu na klienta maleje w stosunku do rosnącej liczby klientów.

Podziały można szerzyć jeszcze bardziej szczegółowo, np. w zależności od funkcji, jaką sprawują:

•         koszty operacyjne – obejmujące koszty sprzedanych produktów, towarów i materiałów oraz pozostałe koszty operacyjne, czyli koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną firmy, m.in. z działalnością socjalną, ze zbyciem środków trwałych, z utrzymywaniem nieruchomości;
•         koszty finansowe – to m.in. odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, odsetki i dyskonto od wyemitowanych przez jednostkę obligacji, odsetki za zwłokę, strata ze zbycia aktywów finansowych, odpisy aktualizujące wartość aktywów finansowych, nadwyżka ujemnych różnic kursowych nad dodatnimi;
•         koszty inwestycyjne – to koszty związane z realizacją inwestycji, poniesione w okresie od jej przygotowania do zakończenia i rozliczenia, obejmują wydatki na wytworzenie lub zakup nowych środków trwałych.

Jednego rodzaju koszty, np. amortyzacja, zużycie materiałów, tworzą kategorię kosztów prostych, a więc takich, których nie da się podzielić na mniejsze elementy. Jak łatwo się domyślić, koszty, które poddadzą się takiemu podziałowi nazywane są kosztami złożonymi, czyli takimi, na które składają się koszty proste. Będą to np. koszty transportu (koszt złożony), na które składają się koszty proste – zużycie paliwa, wynagrodzenie kierowcy, opłaty autostradowe, amortyzacja pojazdu.

Z uwagi na cel ponoszenia kosztów, można również wyodrębnić: koszty zarządu – czyli koszty pośrednie związane z obsługą, utrzymaniem, administrowaniem, kierowaniem i organizacją działalności przedsiębiorstwa; koszty produkcji – koszty związane bezpośrednio z wytworzeniem produktu lub usługi; koszty zbytu – obciążające sprzedającego produkt lub usługę, np. koszty opakowania, logistyki i spedycji.

Co można wrzucić w koszty firmy?

Z ekonomicznego punktu widzenia, najważniejszy dla przedsiębiorstwa podział kosztów firmy to podział na koszty uzyskania przychodu i koszty, których do tej grupy zaliczyć nie można, czyli tzw. koszty niepodatkowe. Przejawem optymalizacji kosztów w firmie jest więc dążenie do zaliczania możliwie jak największej liczby wydatków do kosztów podatkowych. Pozwoli to bowiem obniżyć podstawę opodatkowania i więcej wygenerowanych zysków zatrzymać w firmie.

Co można wrzucić w koszty firmy? Każdy wydatek, który zgodnie z art. 15 ustawy o CIT, został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia tego źródła, z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 16 ust. 1. Do kosztów podatkowych firmy (KUP) można zaliczyć m.in.:

1) zakup surowców, towarów, produktów i usług, dzięki którym możliwe będzie wytworzenie i/lub sprzedaż produktu, świadczenie usługi, będących przedmiotem działalności przedsiębiorstwa – np. zakup materiałów budowlanych celem wybudowania i sprzedaży domów, albo zakup usług cateringowych, florystycznych i artystycznych celem świadczenia usługi kompleksowej organizacji wesel; leasing samochodu celem umożliwienia pracownikom wykonywanie zadań sprzedaży bezpośredniej;

2) wydatki konieczne za energię elektryczną, ogrzewanie, usługi telekomunikacyjne i inne media;

3) koszty pracownicze i socjalne – np. wynagrodzenia, premie, badania lekarskie, odzież ochronna, woda pitna, dystrybutor wody, środki higieniczne, kawa, pakiety multisport, wyjazdy i imprezy integracyjne, wydatki na szkolenia pracowników;

4) koszt funkcjonowania biura – wydatki na wyposażenie i bieżącą działalność biura, np. czynsz za wynajem pomieszczeń biurowych, opłaty za oprogramowanie komputerowe;

5) koszty transportu – towaru lub pracowników celem dokonania dostawy;

6) wydatki na reklamę;

7) koszty reprezentacji firmy na zewnątrz (co do zasady nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, ale możliwe jest odliczenie od nich VAT);

8) zakup usług zewnętrznych na potrzeby wewnętrznej działalności przedsiębiorstwa – chodzi tu o outsourcing usług, np. księgowych, służących ewidencjonowaniu i rozliczaniu działalności przedsiębiorstwa (ale nie celem dalszej odsprzedaży).

Odpowiedź na pytanie, co można wrzucić w koszty firmy, łatwiej uzyskać analizując katalog wydatków wyłączonych z KUP, zawarty we wspomnianym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Stanowi on, że za koszty uzyskania przychodu nie uważa się m.in.:

1) niektórych podatków: podatku dochodowego oraz wpłat z zysku, podatku od wydobycia niektórych kopalin, podatku od niektórych instytucji finansowych, podatku dochodowego od przychodu ze środka trwałego będącego budynkiem, oraz z wyjątkami – podatku od towarów i usług;

2) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

1. a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym, a także będącego pojazdem napędzanym wodorem;
2. b) 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych;

3) wydatków na objecie lub nabycie udziałów akcji;

4) wydatków: na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów; na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż ww. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części; a także na ulepszenie środków trwałych, które powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych;

5) kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań;

6) grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar;

7) kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;

8) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;

9) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów służbowych w wysokości przekraczającej określone w przepisach limity;

10) wydatków pracodawcy na działalność socjalną,

11) odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych wniesionych do spółki albo spółki niebędącej osobą prawną, w postaci wkładu niepieniężnego, stanowiących równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how);

12) wydatki na spłatę pożyczek.

Podejmując się optymalizacji kosztów w firmie należy to robić z odpowiednim wyczuciem i w zgodzie z przepisami. A nie zawsze jest to łatwe. Przykład. Do niepodlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów kosztów niepodatkowych zalicza się podatek od towarów i usług (VAT), z wyjątkiem podatku naliczonego jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT. Do kosztów podatkowych zaliczyć będzie można również VAT należny w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego, lub też gdy firma przekaże towary lub usługi na potrzeby reprezentacji i reklamy. Do KUP zalicza się również kwotę VAT nieuwzględnioną w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji – w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego.