Ewidencja księgowa wpłat do PPK
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to wprowadzany stopniowo od 2019 r. system dodatkowego oszczędzania emerytalnego. Choć jest on dla pracowników dobrowolny, to dla pracodawców utworzenie go w firmie jest obowiązkowe. To na przedsiębiorcach oferujących zatrudnienie spoczywa więc ciężar odpowiedzialności dopełnienia wszelkich wymogów formalno-prawnych związanych z wdrożeniem i obsługą PPK w firmie. Pomimo upływu już ponad 3 lat funkcjonowania nowego subsystemu emerytalnego, wielu pracodawców wciąż napotyka wątpliwości: jak zaksięgować naliczanie PPK, jak rozliczać składki PPK, kiedy wpłaty PPK są kosztem, czy PPK liczy się od trzynastki, od czego liczy się PPK, czy PPK wlicza się do dochodu? Do tego w czerwcu 2022 r. weszła w życie nowelizacja PPK, której celem jest zaostrzenie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o PPK przez pracodawców. W poniższym wpisie postaramy się odpowiedzieć na te i inne pytania, i dokładnie wyjaśnić zasady prawidłowego księgowania wpłat do PPK.
Czym jest PPK?
Pracownicze Plany Kapitałowe to dodatkowy, powszechny system oszczędzania emerytalnego, do którego wdrożenia i stosowania w swoim zakładzie pracy zobowiązani są pracodawcy. Dla pracowników jest dobrowolny. Właśnie dlatego zdecydowano się znowelizować przepisy dotyczące PPK, by ukrócić proceder namawiania pracowników przez pracodawców do rezygnacji z PPK. System polega bowiem na tym, że co miesiąc pracownik odkłada ze swojej pensji jej 2%, ale kolejne 1,5% obowiązkowo ze swojej kieszenie dorzuca pracodawca. Trzeci filar PPK stanowi wpłata powitalna dla uczestnika PPK w wysokości 250 zł (dla każdego, kto przez min. 3 pełne miesiące jest uczestnikiem PPK i dokonał wpłat do PPK za co najmniej 3 miesiące) oraz dopłaty roczne w wysokości 240 zł finansowane przez państwo (dla każdego, kogo wpłaty na rachunek PPK w danym roku kalendarzowym wyniosą co najmniej 3,5% sześciokrotności stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w roku, za który dopłata jest należna, a w przypadku pracownika, którego wpłaty są niższe niż 2% wynagrodzenia – otrzyma dopłatę jeśli zgromadzi co najmniej 25% tej kwoty). Gromadzone latami środki pracownik może wypłacić po ukończeniu 60. roku życia.
Nowelizacja PPK – najważniejsze zmiany
Skoro dla pracownika przystąpienie do PPK jest dobrowolne, a dla zatrudniającego go przedsiębiorcy wdrożenie w firmie tego programu emerytalnego jest obowiązkowe, to na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za funkcjonowanie PPK, za obliczanie i przekazywanie wpłat na PPK. To on musi więc śledzić na bieżąco zmiany w prawie. Jakie najważniejsze zmiany wprowadza najnowsza nowelizacja PPK?
– możliwość zapisania pracownika do PPK już po 14 dniach od zatrudnienia, a nie jak dotąd dopiero po 90-ciu;
– uregulowanie procedury zwrotu nienależnie dokonanych do PPK wpłat;
– rozszerzenie definicji podmiotu zatrudniającego o płatnika, który będąc pracodawcą lub zleceniodawcą nie posiada numeru identyfikacyjnego (NIP, REGON);
– umocowanie Państwowej Inspekcji Pracy do sprawowania nadzoru nad realizacją przez pracodawcę obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK (m.in. możliwość wystąpienia przez PIP z żądaniem wyjaśnienia przyczyn niezawarcia w firmie umowy o zarządzanie PPK i ściganie przypadków namawiania zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w PPK – za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, na pracodawcę może zostać nałożona kara w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń).
Obowiązki przedsiębiorców pracodawców i pracowników w PPK
Uczestnikiem PPK jest osoba fizyczna, która ukończyła 18. rok życia, w imieniu i na
rzecz której podmiot zatrudniający zawarł umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową. Pracodawca zobowiązany jest zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę. Obowiązek umożliwienia przystąpienia do PPK dotyczy zatrudnionych objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z tytułu umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowę zlecenia, kontraktu managerskiego, którzy ukończyli 18. życia, ale nie ukończyli 55 lat.
Wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, a następnie o prowadzenie PPK, pracodawca dokonuje w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, jeśli taka u pracodawcy działa. Jeśli nie, to w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Umowę o zarządzanie PPK pracodawca zawiera nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.
Pracodawca nie musi zawierać umowy o prowadzenie PPK w imieniu zatrudnionego, który ukończył 70. rok życia. A w przypadku pracownika pomiędzy 55. a 70. rokiem życia zobowiązany jest zawrzeć taką umowę wyłącznie na jego wniosek. Pracodawca musi pamiętać o ciążącym na nim obowiązku poinformowania takiego pracownika o możliwości złożenia tego wniosku.
Umowę o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zobowiązany jest zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego pracodawcy osobą zatrudnioną.
Pracownik może być w tym samym czasie stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK. Zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych identyfikujących uczestnika PPK, poinformować wybraną instytucję finansową o tej zmianie, także po ustaniu zatrudnienia. W terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK składa pracodawcy oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej pracodawcy w formie pisemnej. Co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego, pracodawca informuje pracownika, który złożył taką deklarację o ponownym dokonywaniu wpłat na PPK. Pracownik może wówczas znów zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK.
Ewidencja księgowa wpłat do PPK KROK PO KROKU
Jak rozliczać składki PPK? Jak zaksięgować PPK w KPiR?
Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcach księgujących wpłaty do PPK? Pierwszej wpłaty na PKK przedsiębiorca zatrudniający dokonuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca oblicza finansowane przez siebie wpłaty (podstawowa składka = 1,5% wynagrodzenia pracownika, ale sam może zadeklarować więcej – maksymalnie dodatkowo o 2,5% – a więc w sumie max. 4%) oraz pobiera i oblicza wpłaty finansowane przez pracownika (podstawowa 2% – z możliwością dobrowolnego zwiększenia maksymalnie o kolejne 2%, a więc w sumie również do 4%, chyba że jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia – wówczas może wpłacać nie mniej niż 0,5%) w terminie wypłaty wynagrodzenia. Na obliczenie i dokonanie wpłat do wybranej instytucji finansowej prowadzącej PPK pracodawca ma czas do 15 dnia następnego miesiąca.
PRZYKŁAD: Pracodawca oblicza wpłaty do PPK od 6000 zł brutto wynagrodzenia pracownika za czerwiec 2022 r. Obie strony zadeklarowały jedynie podstawowe wpłaty do PPK. Wpłata pracodawcy wyniesie więc 90 zł (1,5% x 6000 zł), pracownika 120 zł (2% x 6000 zł), łącznie do PPK zostanie przekazanych 210 zł. Ponieważ obliczeń tych i poboru wpłat do PPK dokonał do 10 lipca, czyli w terminie wypłaty wynagrodzenia za czerwiec, a następnie do 15 lipca opłacił składki ZUS oraz dokonał wpłat do PPK, to wypłacone pracownikowi wynagrodzenie brutto oraz sfinansowane przez siebie składki ZUS i wpłatę do PPK, pracodawca będzie mógł zaliczyć w KPiR do swoich kosztów uzyskania przychodu w rozliczeniu za czerwiec 2022 r.
Od czego liczy się PPK?
Podstawę do obliczeń należnych wpłat do PPK stanowi wynagrodzenie pracownika, rozumiane zgodnie z ustawą o PPK jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, i bez stosowania ograniczenia stanowiącego, że nie może roczna podstawa wymiaru składek być wyższa od równowartości trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, za to z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. W przypadku pracowników (z wyłączeniem prokuratorów), osób wykonujących pracę nakładczą i członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, podstawę tę stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskiwany ze stosunku pracy, pracy nakładczej i z tytułu pracy w spółdzielni oraz z tytułu wytwarzania na jej rzecz produktów rolnych.
Przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wypłaty pieniężne, ale również wartość świadczeń niepieniężnych. Do omawianej podstawy opodatkowania nie wlicza się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na skutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych z ubezpieczenia chorobowego i ubezpieczenia wypadkowego, a także przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Co ważne! Od takiego świadczenia niepieniężnego, oblicza się jedynie wpłatę do PPK finansowaną przez pracodawcę (przykład: jeśli pracownik zarabia 5000 zł brutto, a wartość uzyskanego przez niego w danym miesiącu świadczenia niepieniężnego wyniosła 200 zł, to wpłata do PPK sfinansowana przez pracodawcę zostanie obliczona: 1,5% x 5200 zł, a sfinansowana przez pracownika: 2% x 5000 zł).
Podsumowując, wpłaty na PPK mogą wynosić i podlegać comiesięcznemu pobieraniu przez pracodawcę celem przekazania do instytucji finansowej prowadzącej konto PPK pracownika:
1. SKŁADKA FINASOWANA PRZEZ PRACOWNIKA:
1a) wpłata obowiązkowa – 2% wynagrodzenia pracownika,
1b) dla pracownika, którego suma wynagrodzeń ze wszystkich źródeł nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia wpłata obowiązkowa wynosi 0,5% wynagrodzenia,
2) dodatkowa wpłata dobrowolna – do 2% wynagrodzenia,
3) łącznie miesięczne wpłaty na PPK finansowane przez pracownika mogą wynieść max. do 4% jego wynagrodzenia;
2. SKŁADKA FINANSOWANA PRZEZ PRACODAWCĘ:
1) wpłata obowiązkowa – 1,5% wynagrodzenia,
2) dodatkowa wpłata dobrowolna – do 2,5% wynagrodzenia,
3) łącznie miesięczne wpłaty na PPK finansowane przez pracodawcę mogą wynieść max. do 4% wynagrodzenia pracownika;
3. WPŁATY FINANSOWANE PRZEZ PAŃSTWO:
1) wpłata powitalna – 250 zł;
2) roczne dopłaty – 240 zł
– obie należne po spełnieniu warunków opisanych wyżej.
Dalsza część artykułu – Jak zaksięgować naliczanie PPK? Jak zaksięgować PPK w KPiR? Jak rozliczać składki PPK? – w kolejnym wpisie: https://ak-audyt.pl/info/jak-zaksiegowac-naliczanie-ppk-jak-zaksiegowac-ppk-w-kpir-jak-rozliczac-skladki-ppk/