Zatrudnienie na B2B a umowa o pracę – w świetle kontroli ZUS i urzędów skarbowych w 2025 roku

14 października 2025 in Prawo

Wraz z dynamicznym rozwojem rynku pracy, popularyzacją pracy zdalnej i zwiększającą się elastycznością form zatrudnienia, coraz więcej firm decyduje się na współpracę z osobami w formule B2B, czyli samozatrudnionymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą. Dla wielu przedsiębiorstw taka forma współpracy to szansa na redukcję kosztów i uproszczenie formalności, jednak niesie ze sobą również istotne ryzyka prawne, zwłaszcza w świetle kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

W niniejszym artykule przyjrzymy się różnicom pomiędzy umową B2B a umową o pracę, w aktualnym stanie prawnym w 2025 roku. Omówimy kryteria kwalifikowania relacji jako stosunku pracy, przedstawimy interpretacje organów, najnowsze orzecznictwo, jak również praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznej współpracy z samozatrudnionymi.

Spis treści

1. Czym jest umowa B2B?
2. Umowa B2B a stosunek pracy – podstawy prawne
3. Stanowisko ZUS w zakresie podważania umów B2B
4. Podejście Krajowej Administracji Skarbowej i kontrole podatkowe
5. Najnowsze orzecznictwo – kluczowe wyroki Sądów Administracyjnych i SN
6. Kiedy samozatrudnienie staje się pozorne? (cechy stosunku pracy)
7. Praktyczne ryzyka dla pracodawcy i pracownika
8. Bezpieczna współpraca B2B – dobre praktyki w 2025 roku
9. Checklista – jak uniknąć zakwestionowania umowy B2B?
10. Podsumowanie i rekomendacje

Czym jest umowa B2B?

Umowa B2B (business-to-business) to najczęściej umowa pomiędzy dwiema firmami – w przypadku rynku pracy: pomiędzy przedsiębiorcą a osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą (JDG). Najczęściej przybiera ona postać umowy o świadczenie usług lub umowy zlecenia w warunkach, które nie wypełniają cech stosunku pracy.

Kluczowe pojęcia:

• Samozatrudnienie – prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie „osoba fizyczna” świadczy usługi na rzecz innego podmiotu.
• Umowa cywilnoprawna – zawarta na podstawie Kodeksu cywilnego.
• Brak „stosunku zależności” – wykonujący usługi powinien mieć możliwość wpływania na sposób i czas wykonania usług.

Należy dodać, że umowa B2B w przeciwieństwie do umowy o pracę nie podlega kodeksowi pracy, nie przewiduje obowiązków w zakresie czasu pracy, urlopów, zabezpieczenia socjalnego itd.

Umowa B2B a stosunek pracy – podstawy prawne

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.):

Cytat:

„Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.”

Z kolei § 1(1) tego artykułu stanowi:

„Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy.”

Wnioski:

• Jeśli umowa B2B spełnia warunki stosunku pracy – to w świetle prawa może być uznana za umowę o pracę.
• Organy kontrolne mogą taką umowę zakwestionować niezależnie od zgody stron.

Źródło:

• Kodeks pracy, art. 22 – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141

Stanowisko ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest szczególnie aktywny w zakresie kontroli form zatrudnienia. Gdy ZUS uzna, że współpraca B2B stanowi w istocie stosunek pracy, może:

• nałożyć obowiązek opłacenia zaległych składek ZUS (emerytalnych, rentowych, chorobowych),
• wystąpić o korektę dokumentacji ubezpieczeniowej,
• wszcząć postępowanie przeciwko pracodawcy / kontrahentowi.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 18 czerwca 2019 r. (II UK 246/18):

„Zawarcie pomiędzy dwiema osobami umowy o świadczenie usług nie może wyłączyć stosowania art. 22 Kodeksu pracy, jeśli okoliczności faktyczne wskazują na istnienie stosunku pracy.”

To oznacza, że ZUS może analizować całość okoliczności i praktyki współpracy – nie tylko samą treść zawartej umowy.

Źródła:

• Wyrok SN z 18 czerwca 2019 r. (II UK 246/18) – https://orzeczenia.sn.pl

Podejście Krajowej Administracji Skarbowej

Również urząd skarbowy może zakwestionować formę zatrudnienia. Skarbówka nie analizuje relacji pracowniczych wprost, ale bada m.in.:

• prawa do kosztów uzyskania przychodów,
• opodatkowanie dochodów z działalności,
• kwestię rezydencji podatkowej,
• legalność zaliczania wydatków do kosztów firmowych.

Jeżeli samozatrudniony rozlicza koszty, nieposiadając realnej niezależności gospodarczej, fiskus może uznać jego działalność za fikcyjną.

Stanowisko MF:

„Przedmiotem kontroli może być ukryte zatrudnienie – działające w celu obejścia prawa podatkowego. W szczególności, jeśli kontrahent i samozatrudniony współpracują na warunkach tożsamych z umową o pracę.”

Źródła:

• Broszura informacyjna MF: „Optymalizacja zatrudnienia a ryzyko podatkowe” – https://www.podatki.gov.pl

Najnowsze orzecznictwo

Orzeczenia sądów mają istotne znaczenie dla interpretacji relacji B2B:

1. Wyrok NSA z 17.05.2023 r. (sygn. II FSK 319/21):

„Nie można mówić o samodzielnej działalności gospodarczej, jeżeli osoba wykonuje usługi na rzecz jednego kontrahenta, w stałym miejscu, w regularnych godzinach, pod kontrolą – mimo że stroną umowy jest firma.”

2. Wyrok SA w Lublinie z 16.02.2022 r. (I ACa 317/20):

„Zakładając działalność i zawierając umowę B2B, osoba, która nadal podlega ścisłym poleceniom pracodawcy i nie ponosi ryzyka ekonomicznego – faktycznie wykonuje pracę etatową.”

Wnioski:

• Liczy się faktyczny charakter współpracy – nie tylko forma prawna.
• Szeroka interpretacja przepisów umożliwia organom zakwestionowanie nawet długoletniej relacji, jeśli spełnia ona cechy stosunku pracy.

Kiedy B2B staje się stosunkiem pracy?

Cechy stosunku pracy:

• kierownictwo (pracodawca może wydawać polecenia),
• podporządkowanie (czasowe/miejscowe),
• wykonywanie pracy osobiście,
• brak ponoszenia ryzyka gospodarczego przez zatrudnionego,
• świadczenie pracy w strukturze pracodawcy.

Jeśli powyższe elementy występują w relacji B2B – taka umowa może być zakwestionowana.

Ryzyka prawne i finansowe

Dla zleceniodawcy („pracodawcy”):

• obowiązek uregulowania zaległych składek ZUS,
• grzywny administracyjne,
• odpowiedzialność za zaległe zaliczki na podatek,
• ryzyko pozwów od „pracowników” – o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Dla samozatrudnionego:

• konieczność zwrotu nienależnych kosztów uzyskania przychodów,
• korekty deklaracji podatkowych,
• niższe prawa emerytalno-rentowe (jeśli nie ubezpieczał się właściwie),
• brak ochrony wynikającej z kodeksu pracy.

Jak bezpiecznie współpracować B2B w 2025 roku?

Najważniejsze praktyki:

• Umowa o jasno określonym zakresie usług (zamiast opisu „etatowego”),
• Brak obowiązku świadczenia usług osobiście – możliwość posłużenia się podwykonawcami,
• Samowystarczalność (własny sprzęt, lokal, materiały),
• Możliwość świadczenia usług na rzecz wielu podmiotów,
• Brak grafiku czy harmonogramu narzucanego przez zleceniodawcę,
• Wynagrodzenie zależne od efektu/realizacji projektu – a nie miesięczna „pensja”.

W 2025 roku popularna staje się praktyka „testu przedsiębiorcy” – polega na analizie niezależności ekonomicznej samozatrudnionego.

Checklista – jak unikać problemów?

Lista pytań kontrolnych:

1. Czy samozatrudniony świadczy usługi dla więcej niż jednego podmiotu?
2. Czy sam decyduje o miejscu, czasie i sposobie pracy?
3. Czy może odrzucić zlecenie bez sankcji?
4. Czy może wykonywać usługi przez podwykonawców?
5. Czy ponosi ryzyko finansowe za błędy lub brak rezultatów?

Im więcej odpowiedzi „tak” – tym mniejsze ryzyko uznania umowy za stosunek pracy.

Podsumowanie

W 2025 roku samozatrudnienie nadal pozostaje atrakcyjną i elastyczną formą współpracy dla wielu branż – zwłaszcza IT, marketingu, doradztwa czy e-commerce. Niemniej jednak, coraz częstsze kontrole ZUS i KAS oraz orzecznictwo sądów pokazują, że granica pomiędzy B2B a umową o pracę może być cienka.

Znaczenie ma nie tyle nazwa umowy, ile praktyka współpracy. Warto zadbać o rzeczywistą niezależność samozatrudnionych oraz dokumentowanie, że świadczą oni usługi jako przedsiębiorcy. Po stronie pracodawców / kontrahentów spoczywa obowiązek starannego zbudowania relacji, która nie nosi cech stosunku pracy.

Pamiętajmy: unikanie „etatów B2B” dla pozoru oszczędności może być kosztowne – zwłaszcza w świetle obowiązkowego KSeF, coraz lepszej analityki organów oraz rosnącej świadomości pracowników.

Źródła wykorzystane:

• https://isap.sejm.gov.pl (Kodeks pracy)
• https://orzeczenia.sn.pl (orzeczenia SN)
• https://orzeczenia.nsa.gov.pl (orzeczenia NSA)
• https://www.zus.pl (stanowiska ZUS)
• https://www.podatki.gov.pl (informacje KAS/MF)

Jeśli potrzebujesz pomocy w analizie konkretnego przypadku, skontaktuj się z doradcą podatkowym, który przeanalizuje umowę, zakres faktycznych relacji i zaproponuje sposób ograniczenia ryzyk.

Masz pytania? Zostaw komentarz lub napisz do nas – doradzimy, jak zoptymalizować Twoją współpracę B2B zgodnie z prawem w 2025 roku.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]